Umowa najmu, nawet jeśli dotyczy nieruchomości (gruntu, budynku, lokalu), w zasadzie nie wymaga formy aktu notarialnego. Gdyby strony chciały ujawnić prawo najmu w księdze wieczystej, to powinny zawrzeć umowę najmu co najmniej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Strony mogą jednak dobrowolnie nadać umowie najmu formę aktu notarialnego (wówczas, oprócz dowodów tożsamości stawających, należy przygotować numer księgi wieczystej dla nieruchomości oraz świadectwo charakterystyki energetycznej budynku lub lokalu). Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy niektórych aspektów lub odmian najmu okazjonalnego oraz najmu instytucjonalnego. Są to szczególne postaci najmu lokalu mieszkalnego.

Umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego pozwala, w stosunku do zwykłej umowy najmu lokalu mieszkalnego, na bardziej elastyczne ukształtowanie praw i obowiązków stron. Jest ona korzystniejsza dla wynajmującego, ponieważ przesłanki jej wypowiedzenia są łagodniejsze, a egzekucja z lokalu (eksmisja) prostsza. Umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć właściciel, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa ta nie wymaga formy aktu notarialnego, lecz tylko formy pisemnej pod rygorem nieważności. Powinna zostać zawarta na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat. Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Koniecznym załącznikiem do umowy najmu okazjonalnego jest oświadczenie najemcy, składane obowiązkowo w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego (składanym zgodnie z przepisami ustawy). Jest to jedyny element związany z najmem okazjonalnym, który wymaga formy aktu notarialnego. Do złożenia oświadczenia najemcy wystarczające jest stawiennictwo samego najemcy. Ponadto, do dokonania czynności notarialnej potrzebne są następujące dokumenty:

dowody tożsamości stawających,
umowa najmu okazjonalnego zawarta zgodnie z wymaganiami ustawy,
pisemne wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
pisemne oświadczenie właściciela tego lokalu (lub osoby posiadającej inny tytuł prawny do tego lokalu) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego potrzebne jest takie oświadczenie w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Umowa najmu instytucjonalnego również jest szczególną postacią najmu lokalu mieszkalnego, która jest korzystniejsza dla wynajmującego, m.in. ułatwiając wypowiedzenie najmu oraz egzekucję z lokalu (eksmisję). W przeciwieństwie do umowy najmu okazjonalnego, zawiera ją wynajmujący (osoba fizyczna lub prawna), który prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Umowa najmu instytucjonalnego nie wymaga formy aktu notarialnego, lecz tylko formy pisemnej. Należy ją zawrzeć na czas oznaczony.

Koniecznym załącznikiem do umowy najmu instytucjonalnego jest oświadczenie najemcy, składane w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego (złożonym zgodnie z ustawą), oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do najmu socjalnego lokalu ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje. Do złożenia oświadczenia najemcy wystarczające jest stawiennictwo samego najemcy. Ponadto, do dokonania czynności notarialnej potrzebne są następujące dokumenty:

dowody tożsamości stawających,
umowa najmu instytucjonalnego zawarta zgodnie z wymaganiami ustawy.

Częstą praktyką jest poddawanie się przez najemcę egzekucji nie tylko co do obowiązku zwrotu lokalu, lecz także co do obowiązku zapłaty czynszu, co dodatkowo wzmacnia pozycję wynajmującego. Takie poddanie się egzekucji przez najemcę jest dopuszczalne, pod dodatkowymi warunkami (m.in. określenia kwoty, do której najemca poddaje się egzekucji), stanowi jednak osobną czynność notarialną i wymaga osobnego oświadczenia – zob. zakładkę „Hipoteka i inne zabezpieczenia” – „Poddanie się egzekucji”.

Szczególną postacią umowy najmu instytucjonalnego jest najem instytucjonalny z dojściem do własności. Jest to umowa, na podstawie której właściciel lokalu mieszkalnego, prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, zobowiązuje się oddać lokal najemcy do używania na czas oznaczony w zamian za czynsz, a najemca uzyskuje prawo przeniesienia na niego własności lokalu mieszkalnego wraz z prawami niezbędnymi do korzystania z tego lokalu najpóźniej w dniu zakończenia umowy najmu po zapłacie ceny za lokal. Zawarcie takiej umowy wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Po wypełnieniu warunków nabycia lokalu między wynajmującym i nabywcą, a w szczególności zapłacie ustalonej przez strony cenie wykupu, zawierana jest jeszcze osobna umowa przenosząca własność lokalu na najemcę, która również wymaga formy aktu notarialnego (zob. zakładkę „Umowa przenosząca własność nieruchomości”). Roszczenie wynajmującego podlega zabezpieczeniu w drodze hipoteki, natomiast przyszłe roszczenie nabywcy o przeniesienie własności lokalu jest ujawniane w księdze wieczystej. Umowa najmu instytucjonalnego z dojściem do własności może być zawierana również przez podmioty budujące i wynajmujące mieszkania w ramach społecznej inicjatywy mieszkaniowej (tzw. SIMy) zgodnie z ustawą z 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Do dokonania czynności notarialnej, umowy najmu instytucjonalnego z dojściem do własności, potrzebne są następujące dokumenty:

dowody tożsamości stawających (najemcy oraz wynajmującego lub osób go reprezentujących),
w przypadku, gdy wynajmującym jest SIM, również umowa albo statut spółki bądź statut towarzystwa budownictwa społecznego,
dokument potwierdzający nabycie przez wynajmującego nieruchomości, na której znajduje się budynek mieszkalny, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży itp.; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); decyzja administracyjna,
dokument potwierdzający powstanie odrębnej własności wynajmowanego lokalu, np. wypis aktu notarialnego z jednostronną czynnością ustanowienia odrębnej własności lokalu,
numer księgi wieczystej lokalu (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
jeżeli nabycie nieruchomości przez wynajmującego nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie wcześniejszej darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
jeżeli wynajmowany lokal ma, po dojściu do własności, zostać nabyty do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
świadectwo charakterystyki energetycznej budynku lub lokalu (wydaje osoba uprawniona do wystawiania świadectw w świetle rejestru).
zgoda wierzyciela zabezpieczonego hipoteką na bezobciążeniowe przeniesienie prawa własności lokalu mieszkalnego wraz z prawami niezbędnymi do korzystania z tego lokalu po wpłacie całej ceny sprzedaży przez najemcę, jeżeli takie obciążenie hipoteczne istnieje.