Sposób zarządu nieruchomością wspólną może zostać określony:

w umowie ustanawiającej odrębną własność pierwszego z wyodrębnianych lokali, wymagającej formy aktu notarialnego,
albo później na podstawie umowy zawartej przez właścicieli wszystkich lokali również w formie aktu notarialnego,
a ponadto na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza (zob. zakładkę „Protokoły”).

Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest zawarcie umowy określającej lub zmieniającej sposób zarządu nieruchomością wspólną, potrzebne jest stawiennictwo do aktu notarialnego właścicieli wszystkich lokali należących do danej wspólnoty mieszkaniowej. Dopuszczalne jest zawarcie tej umowy przez pełnomocnika, jeżeli pełnomocnictwa udzielono w formie aktu notarialnego. Wówczas należy przygotować wypis aktu notarialnego z pełnomocnictwem. W przypadku lokalu należących do małżeńskiego majątku wspólnego wystarczające jest stawiennictwo do aktu jednego z małżonków (a zgoda drugiego nie jest wymagana).

Jeżeli wybrany sposób zarządu nieruchomością wspólną polega na tym, że zarządzanie powierzone jest osobie trzeciej, to oprócz umowy ustanawiającej taki sposób zarządu zawiera się osobną umowę z wybranym zarządcą regulującą jego prawa i obowiązki. Ta ostatnia umowa nie wymaga formy aktu notarialnego.

Określony przez właścicieli lokali sposób zarządu nieruchomością wspólną podlega wpisowi do księgi wieczystej i jest skuteczny wobec przyszłych nabywców lokali.