Zgromadzenia (zebrania) i uchwały podejmowane przez organy wymienionych podmiotów co do zasady nie wymagają formy aktu notarialnego. Ustawa wprowadza taki obowiązek jedynie w odniesieniu do wybranych zagadnień, takich jak:

w przypadku wspólnoty mieszkaniowej – zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza wymaga formy aktu notarialnego na podstawie art. 18 ust. 2a ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali; formy takiej nie wymaga już natomiast uchwała o powierzeniu zarządu konkretnej osobie trzeciej ani umowa o zarząd zawarta z tą osobą trzecią,
w przypadku wspólnoty mieszkaniowej – zaprotokołowania przez notariusza wymagają dodatkowo uchwały właścicieli lokali wyrażające zgodę na: podział nieruchomości wspólnej, nabycie albo zbycie nieruchomości przez wspólnotę, połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu, zgodnie z art. 63 § 2 Kodeksu cywilnego (a ponadto wymaga formy aktu notarialnego pełnomocnictwo do dokonania tych czynności udzielane zarządowi zgodnie z art. 99 Kodeksu cywilnego).

Protokół ze zgromadzenia, zebrania lub posiedzenia organu jest sporządzony przez notariusza w miejscu, w którym się ono odbywa. Jest to czynność notarialna, z której charakteru wynika możliwość dokonania jej poza kancelarią notarialną. Co do zasady, protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie protokołu, mogą być wymagane różne dokumenty w zależności od rodzaju podmiotu, organu i posiedzenia, np.:

w przypadku zebrania właścicieli lokali należących do wspólnoty mieszkaniowej – wystarczają dowody osobiste właścicieli lokali oraz numery ksiąg wieczystych (dla nieruchomości wspólnej i poszczególnych lokali) pozwalające na ustalenie, że przysługuje im prawo głosu (oraz ewentualnie umowa lub uchwała określająca sposób zarządu nieruchomością wspólną),
w przypadku walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej – potrzebny jest dowód osobisty przewodniczącego zgromadzenia, lista uczestników zgromadzenia, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane niezbędne do jego uzyskania) oraz statut spółdzielni,
w przypadku zgromadzenia beneficjentów fundacji rodzinnej – potrzebne są dowody osobiste beneficjentów, statut fundacji rodzinnej, lista beneficjentów prowadzona przez kompetentny organ oraz odpis z rejestru fundacji rodzinnych (lub dane niezbędne do jego uzyskania).