Zgromadzenia (zebrania) i uchwały podejmowane przez organy spółek kapitałowych co do zasady nie wymagają formy aktu notarialnego. Jednak każde zgromadzenie może być protokołowane przez notariusza, jeżeli taka jest wola stron. Ustawa wprowadza obowiązek protokołowania przez notariusza w przypadku m.in.:

wszystkich zgromadzeń spółki akcyjnej (w tym także uchwał dotyczących zmiany statutu);
uchwał wspólników spółki z o.o. o zmianie umowy spółki, w tym o obniżeniu albo podwyższeniu kapitału zakładowego (nie na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki); formy aktu notarialnego wymaga też oświadczenie wspólnika o objęciu nowych udziałów lub podwyższenia wartości udziałów,
uchwały wspólników spółki z o.o. o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę,
uchwały akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej (podjęte na zgromadzeniu akcjonariuszy lub poza nim), jeżeli dotyczą zmiany umowy spółki,
uchwały zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy spółek kapitałowych w sprawie połączenia z inną spółką,
uchwały zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy spółki kapitałowej w sprawie podziału spółki,
uchwały zarządu jednoosobowej spółki kapitałowej w sprawie planu przekształcenia się w inną spółkę handlową,
uchwały zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy o przekształceniu się w inną spółkę handlową,
uchwały zarządu spółki z o.o. o obniżeniu kapitału zakładowego podjętej w trybie art. 199 § 5 Kodeksu spółek handlowych; formy aktu notarialnego wymaga też oświadczenie wszystkich członków zarządu o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego,
uchwały zarządu spółki akcyjnej o podwyższeniu kapitału zakładowego na mocy statutu spółki;
uchwały zarządu spółki akcyjnej o obniżeniu kapitału zakładowego na mocy statutu spółki, w trybie art. 359 § 7 lub art. 363 § 5 Kodeksu spółek handlowych,
oświadczenia wszystkich członków zarządu spółki akcyjnej o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i statucie oraz uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego w przypadku obniżenia kapitału zakładowego i umorzenia akcji w trybie art. 360 § 2 i art. 457 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Protokół ze zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy (ewentualnie posiedzenia innego organu) jest sporządzony przez notariusza w miejscu, w którym się ono odbywa. Jest to czynność notarialna, z której charakteru wynika możliwość dokonania jej poza kancelarią notarialną. Co do zasady, protokół podpisują przewodniczący zebrania i notariusz. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie protokołu, mogą być wymagane:

w przypadku zgromadzenia wspólników spółki z o.o. – dowód tożsamości przewodniczącego zgromadzenia, umowa spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania), lista obecności zawierająca spis uczestników walnego zgromadzenia,
w przypadku protokołowania uchwały wspólników spółki z o.o. – dowód tożsamości stawającego wspólnika, umowa spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania), pisemne zgody wszystkich wspólników na przyjęcie uchwały (albo na przeprowadzenie głosowania pisemnego – wówczas dodatkowo pisemne oświadczenia z oddaniem głos),
w przypadku walnego zgromadzenia akcjonariuszy – dowód osobisty przewodniczącego zgromadzenia, statut spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania), lista obecności zawierająca spis uczestników walnego zgromadzenia,
w przypadku posiedzeń zarządu lub rady nadzorczej – potrzebne są dowody osobiste członków zarządu, statut spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane niezbędne do jego uzyskania), ew. uchwały o ich powołaniu na tę funkcję.