Czynności notarialne i dokumenty

Jakie czynności notarialne wykonuje notariusz?

Notariusz sporządza akty notarialne i wykonuje inne czynności notarialne. Są czynności notarialne, których może dokonać tylko notariusz i jego udział jest konieczny. Te czynności notarialne objęte są przymusem notarialnym (np. darowizna lub sprzedaż nieruchomości). Wobec innych czynności notarialnych udział notariusza jest możliwy, jeżeli strony tak postanowią (np. umowa pożyczki lub najmu). Niekiedy czynności notarialne są alternatywą dla postępowania sądowego (np. notarialne poświadczenie dziedziczenia). Warto zawierać przed notariuszem umowę mimo braku takiego obowiązku. Jest to rozwiązanie bezpieczne, gwarantujące obu stronom fachowo sporządzoną i sprawiedliwie wyważoną umowę, a ponadto niedrogie, ponieważ maksymalną wysokość wynagrodzenia notariusza ograniczają przepisy prawa.

Oferujemy wszystkie dopuszczalne czynności notarialne (na temat kosztów zobacz tutaj). Przygotowujemy umowy i inne czynności notarialne, dla których przepisy prawa wymagają formy aktu notarialnego. Przed notariuszem strony mogą, na przykład, dokonać sprzedaży lub darowizny nieruchomości, dokonać działu spadku lub zniesienia współwłasności, zawrzeć umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub komandytowej albo nawet uzyskać akt poświadczenia dziedziczenia. Przygotujemy też czynności notarialne, którym klienci sami zechcą nadać formę aktu notarialnego, na przykład umowę najmu, pożyczki, sprzedaży rzeczy ruchomej albo spółki jawnej. Wykonujemy też czynności notarialne inne niż akt notarialny, jak np. poświadczenia za zgodność z oryginałem, poświadczenia daty i podpisu, depozyty notarialne lub wydawanie wypisów i odpisów.

Jak i gdzie notariusz realizuje czynności notarialne?

Notariusz wykonuje czynności notarialne w swojej kancelarii notarialnej. Wyjątkowo czynności notarialne mogą być dokonane w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym ich charakter lub szczególne okoliczności (np. stan zdrowia strony). Wykonując czynności notarialne, notariusz powinien czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron. Jest pomocnikiem państwa zapewniającym, by dokonywane przez klientów czynności były legalne, uczciwe i sprawiedliwe. Notariusz nie może nikomu odmówić dokonania czynności notarialnej, która jest zgodna z prawem. Obowiązuje go tajemnica notarialna. Powinien nieodpłatnie udzielać stronom wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej.

Dr Kacper Górniak konsekwentnie realizuje wartości, do których powołany jest notariusz jako osoba zaufania publicznego. Buduje zaufanie w relacji z klientami, gwarantując wysoką jakość czynności notarialnych, bezpieczeństwo prawne, rzetelne wyjaśnienia i porady, dokładność, brak pośpiechu, dyskrecję i obiektywizm. Korzystając ze swojej wiedzy akademickiej, fachowo objaśnia znaczenie każdej dokonywanej czynności notarialnej. Włada językami angielskim, niemieckim i francuskim, umożliwiając klientom z zagranicy pełne zrozumienie dokonywanych czynności notarialnych. Szczególnie ceni sobie możliwość rozwiązywania skomplikowanych problemów.

Czynności notarialne i wymagane dokumenty

Z poniższej listy można dowiedzieć się, jakie są najczęściej dokonywane czynności notarialne oraz jakie dokumenty należy zwykle przygotować przed wizytą. Wskazówki te mają charakter pomocniczy i nie zastępują niezbędnej konsultacji z notariuszem. Każdy przypadek jest inny. Zawsze konieczne jest indywidualne ustalenie typu dokonywanej czynności notarialnej i potrzebnych do niej dokumentów. W pierwszym z punktów tej listy opisano również, w jaki sposób można uzyskać najczęściej wymagane dokumenty. Przydatne informacje na temat czynności notarialnych można ponadto znaleźć na stronie przygotowanej przez Krajową Radę Notarialną – „Porozmawiaj z notariuszem”.

Jak uzyskać dokumenty wymagane do czynności notarialnej?

Wskazane poniżej dokumenty, wymagane w odniesieniu do poszczególnych rodzajów czynności notarialnych, mogą być uzyskane u określonych podmiotów (np. burmistrza, starosty, spółdzielni mieszkaniowej). Pomocne informacje na temat sposobu zdobycia tych dokumentów znajdują się na stronach internetowych:

Darowizna

Darowizna nieruchomości

Przedmiotem darowizny mogą być na przykład grunty (zabudowane lub niezabudowane), lokale mieszkalne, inne lokale (np. użytkowe), udział we współwłasności, użytkowanie wieczyste lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Darowizna nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Dokumenty i informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez darczyńcę nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja o przydziale lokalu (w razie nabycia lokalu przez przydział od spółdzielni mieszkaniowej); decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez darczyńcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie wcześniejszej darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, to dodatkowo oświadczenie banku lub innego wierzyciela określające wysokość zadłużenia; albo (gdyby hipoteka wygasła wskutek całkowitej spłaty zabezpieczonej wierzytelności) zaświadczenie banku o całkowitej spłacie zabezpieczonej wierzytelności i wygaśnięciu hipoteki (w przypadku wierzyciela innego niż bank wymagane jest oświadczenie tej treści złożone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym),
  • odpis skrócony aktu małżeństwa darczyńcy, jeżeli nazwisko darczyńcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli darowana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli darczyńca jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki lub ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • jeżeli darczyńcą lub obdarowanym jest osoba prawna, to potrzebny jest odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) lub dane potrzebne do jego uzyskania z systemu teleinformatycznego, a ponadto umowa lub statut osoby prawnej oraz niezbędne zgody innych organów, jeżeli są wymagane (np. zgromadzenia wspólników).


Dla darowizny gruntu (zabudowanego lub niezabudowanego) dodatkowo:

  • wypis z ewidencji gruntów i budynków (wydaje starosta),
  • gdyby darowizna była dokonywania między osobami obcymi (tj. na rzecz osoby innej niż osoba bliska w rozumieniu art. 37a ust. 4 ustawy 28 września 1991 r. o lasach lub art. 2 pkt 6 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego), to dodatkowo:
    • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu na danym obszarze (wydaje wójt/burmistrz),
    • decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (jeśli wydano),
    • zaświadczenie o objęciu działki uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starosta); można je dobrowolnie zastąpić oświadczeniem darczyńcy, złożonym pod rygorem odpowiedzialności karnej, że grunt nie jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu ani wymienioną decyzją;
    • w przypadku wymagań dotyczących nieruchomości rolnych zob. zakładkę „Nieruchomości rolne”.


Dla darowizny części nieruchomości nieruchomości, która nie stanowi odrębnej działki ewidencyjnej, dodatkowo:

  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (wydaje wójt/burmistrz),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, służebnością lub innym obciążeniem (np. prawem dożywocia), to obciążenia te przechodzą na każdą z nieruchomości powstałych wskutek podziału; jeżeli strony chcą, by obciążenia te nie przeszły na darowaną część nieruchomości, to konieczne jest oświadczenie wierzyciela hipotecznego (np. banku), osoby uprawnionej z tytułu służebności lub innego prawa obciążającego nieruchomość, w którym wyrażono zgodę na odłączenie części nieruchomości bez obciążania jej hipoteką, służebnością lub innym prawem; oświadczenie to wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku);
  • natomiast darowizna jednej z działek, która jest objęta nieruchomością wieczystoksięgową, nie wymaga już dodatkowego zatwierdzenia.


Dla darowizny lokalu mieszkalnego z wyodrębnieniem lokalu (dotychczas niemającego księgi wieczystej) dodatkowo:

  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla lokalu (z kartoteki lokalu) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości (gruntu), której częścią jest lokal, wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • zaświadczenie o samodzielności lokalu (wydaje starosta),
  • rzuty kondygnacji budynku, na których znajduje się lokal lub pomieszczenia do niego przynależne, z zaznaczonym lokalem i pomieszczeniami do niego przynależnymi (np. z dokumentacji technicznej, załączanej do wniosku o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu).
  • przy wyodrębnieniu pierwszego lokalu na danej nieruchomości dodatkowo wypis z ewidencji gruntów i budynków dla budynku (z kartoteki budynków) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość, z której lokal jest wyodrębniany, jest obciążona hipoteką, służebnością albo innym prawem obciążającym nieruchomość (np. dożywocia), to potrzebne jest oświadczenia wierzyciela hipotecznego (np. banku), osoby uprawnionej z tytułu służebności lub innego prawa obciążającego nieruchomość, w którym wyrażono zgodę na wyodrębnienie lokalu bez obciążania go hipoteką, służebnością lub innym prawem (chyba że strony zgadzają się na to, by hipoteka, służebność lub inne prawo obciążały również wyodrębniony lokal); oświadczenie to wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku).


Dla darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu dodatkowo:

  • zaświadczenie o nabyciu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu przez darczyńcę (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
  • jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie ma założonej księgi wieczystej, to dodatkowo zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu potrzebne do założenia księgi wieczystej (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa).

Darowizna rzeczy ruchomej lub innych praw majątkowych

Przedmiotem darowizny mogą być wszelkie rzeczy ruchome, a w szczególności pojazdy, a ponadto wszelkie zbywalne prawa majątkowe, a w szczególności tytuły uczestnictwa w spółkach (udziały, akcje) oraz przedsiębiorstwo. W przypadku darowizny rzeczy ruchomej, formy aktu notarialnego wymaga wyłącznie oświadczenie darczyńcy. Brak zachowania tej formy nie szkodzi ważności umowy, jeżeli darowana rzecz została wydana obdarowanemu. W przypadku darowizny przedsiębiorstwa lub udziału w spółce z o.o., oświadczenie darczyńcy wymaga formy aktu notarialnego, a dla oświadczenia obdarowanego wystarczające jest zachowanie formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Nie dotyczy to sytuacji, w której w skład darowanego przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość. Wówczas niezbędne jest zachowanie formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Dokumenty i informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez darczyńcę rzeczy ruchomej lub prawa, np. wcześniejsza umowa darowizny lub sprzedaży; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli rzecz lub prawo zostały odziedziczona); umowa spółki z oświadczeniem o objęciu udziałów (w przypadku zbycia udziałów w spółce),
  • jeżeli nabycie rzeczy ruchomej lub prawa majątkowego przez darczyńcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie wcześniejszej darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa darczyńcy, jeżeli nazwisko darczyńcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia różni się od obecnego,
  • jeżeli darowana rzecz ruchoma należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli darczyńca jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki lub ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • jeżeli darczyńcą lub obdarowanym jest osoba prawna, to potrzebny jest odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) lub dane potrzebne do jego uzyskania z systemu teleinformatycznego, a ponadto umowa lub statut osoby prawnej oraz niezbędne zgody innych organów, jeżeli są wymagane (np. zgromadzenia wspólników),
  • w przypadku darowizny pojazdu – wypis z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców wydany dotychczasowemu właścicielowi z kompletem danych na temat pojazdu, łącznie z danymi właściciela (wydaje Minister Cyfryzacji – Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców),
  • w przypadku darowizny udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością potrzebne są dodatkowo odpis z księgi udziałów, umowa spółki i oświadczenie o objęciu udziałów (chyba że jest ono częścią umowy spółki).

Darowizna na wypadek śmierci

Jest to umowa darowizny, która staje się skuteczna z chwilą śmierci darczyńcy (dodawany jest też zwykle warunek przeżycia darczyńcy przez obdarowanego). W przypadku darowizny nieruchomości po śmierci darczyńcy niezbędne będzie zawarcie dodatkowej umowy przenoszącej własność między spadkobiercami darczyńcy i obdarowanym. W przypadku darowizny rzeczy ruchomej lub innych praw majątkowych obdarowany nabywa własność darowanego prawa automatycznie z chwilą śmierci darczyńcy. Wymagane są wymienione powyżej dokumenty potrzebne do darowizny nieruchomości albo darowizny rzeczy ruchomej lub innych praw majątkowych (w zależności od przedmiotu darowizny na wypadek śmierci).

Testament

Sporządzenie testamentu notarialnego

Testament może być sporządzony w formie aktu notarialnego, lecz nie musi. Dopuszczalne jest też sporządzenie testamentu w całości pismem odręcznym z opatrzeniem go datą i własnoręcznym podpisem; oraz sporządzenie testamentu w obecności dwóch świadków przed właściwym urzędnikiem działającym z upoważnienia wójta/burmistrza, starosty, marszałka województwa, sekretarza powiatu, gminy lub kierownika urzędu stanu cywilnego. W szczególnych okolicznościach dopuszcza się też testamentu ustne, podróżne i wojskowe. Jedynie testament zawierający zapis windykacyjny albo ustanowienie fundacji rodzinnej musi być sporządzony w formie aktu notarialnego.


Testament może zawierać jedno lub więcej postanowień, takich jak:

  • powołanie spadkobiercy lub spadkobierców w częściach ułamkowych,
  • zapis windykacyjny,
  • zapis zwykły,
  • polecenie,
  • powołanie wykonawcy testamentu,
  • ustanowienie fundacji lub fundacji rodzinnej.


Dokumenty lub informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowód tożsamości testatora,
  • w przypadku zapisu windykacyjnego lub zapisu zwykłego mającego za przedmiot nieruchomość dodatkowo numer księgi wieczystej tej nieruchomości (jeżeli jest prowadzona).

Zmiana lub odwołanie testamentu

Zmiana lub odwołanie wcześniejszego testamentu może się odbyć w formie testamentu notarialnego, jak również innych dopuszczonych przez prawo sposobów odwołania testamentu.


Informacje i dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowód tożsamości testatora,
  • wypis aktu notarialnego wcześniejszego testamentu (albo oryginał tego testamentu, jeśli był to testament własnoręczny).

Otwarcie i ogłoszenie testamentu

Otwarcie i ogłoszenie testamentu potwierdza fakt pozostawienia testamentu przez spadkodawcę i jego treści, nie uchyla jednak konieczności udokumentowania dziedziczenia w drodze sądowego stwierdzenia nabycia spadku lub notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia. Otwarcie i ogłoszenie testamentu może zostać dokonane przez notariusza lub sąd spadku na wniosek każdej osoby, u której znajduje się testament lub jego wypis (w przypadku testamentu notarialnego).


Informacje i dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • wypis aktu notarialnego z testamentem albo oryginał tego testamentu, jeśli był to testament własnoręczny (lub pismo stwierdzające treść testamentu ustnego),
  • odpis skrócony aktu zgonu testatora.

Spadki

Przyjęcie i odrzucenie spadku

Osoba powołana do spadku przez ustawę lub testament może przyjąć spadek bez ograniczenia odpowiedzialności za długi spadkowe (przyjęcie proste), bądź przyjąć spadek z ograniczeniem tej odpowiedzialności (przyjęcie z dobrodziejstwem inwentarza), bądź też spadek odrzucić. Oświadczenie można złożyć w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swego powołania. Brak oświadczenia spadkobiercy w tym terminie jest jednoznaczny z przyjęciem spadku z dobrodziejstwem inwentarza (w przypadku spadków otwartych nie wcześniej niż 18 października 2015 r.). Oświadczenie o przyjęciu lub o odrzuceniu spadku składa się przed sądem lub przed notariuszem. Można je złożyć ustnie (co notariusz stwierdza protokołem w formie aktu notarialnego) albo na piśmie z podpisem urzędowo (w tym, notarialnie) poświadczonym. Pełnomocnictwo do złożenia oświadczenia o przyjęciu lub o odrzuceniu spadku powinno być pisemne z podpisem urzędowo poświadczonym.


Informacje i dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowód tożsamości osoby składającej oświadczenie,
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • skrócony odpis aktu urodzenia lub małżeństwa spadkobiercy, potwierdzający pokrewieństwo ze spadkodawcą, jeżeli podstawą dziedziczenia jest ustawa,
  • jeżeli podstawą dziedziczenia jest testament, to wypis aktu notarialnego z tym testamentem lub oryginał testamentu własnoręcznego albo protokół z otwarcia i ogłoszenia testamentu,
  • w przypadku odrzucenia albo przyjęcia spadku wprost przez małoletniego lub ubezwłasnowolnionego, dodatkowo postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki lub ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka).

Przyjęcie wykazu inwentarza

Złożenie wykazu inwentarza umożliwia powołanie się na ograniczenie odpowiedzialności za długi spadkowe. Dotyczy to spadkobiercy, który przyjął spadek z dobrodziejstwem inwentarza. Alternatywą dla wykazu inwentarza, który spadkobierca sporządza samodzielnie i składa u notariusza, jest zawnioskowanie do sądu o wydanie spisu inwentarza.


Dokumenty potrzebne do do dokonania czynności notarialnej czyli przyjęcia przez notariusza spisu inwentarza:

  • dowód tożsamości spadkobiercy,
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • wypis aktu notarialnego z oświadczeniem o przyjęciu spadku z dobrodziejstwem inwentarza,
  • sporządzony przez spadkobiercę wykaz inwentarza.

Poświadczenie dziedziczenia (protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia oraz projekt protokołu dziedziczenia)

Akt poświadczenia potwierdza, że osoba w nim wskazana jest spadkobiercą. Może być podstawą do wpisu spadkobiercy w księdze wieczystej odziedziczonej nieruchomości. Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia poprzedza sporządzenie protokołu dziedziczenia, w którym stawający, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń, ujawniają okoliczności potrzebne do ustalenia, kim są spadkobiercy. Do sporządzenia protokołu i aktu poświadczenia dziedziczenia niezbędny jest udział wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowy, a także osób, na rzecz których spadkodawca uczynił zapisu windykacyjne, z wyjątkiem osób, które odrzuciły spadek, zapis windykacyjny lub zostały przez sąd uznane za niegodne dziedziczenia. Osoby te mogą stawić się u różnych notariuszy – wówczas sporządzany jest projekt protokołu dziedziczenia. Protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia można wówczas sporządzić na wniosek którejkolwiek z osób zainteresowanych, jeśli tylko oświadczenia pozostałych osób są złożone przedłożonymi wypisami notarialnymi projektu protokołu dziedziczenia.


Informacje i dokumenty potrzebne do do dokonania czynności notarialnej czyli porządzenia protokołu dziedziczenia i aktu poświadczenia dziedziczenia:

  • dowody tożsamości stawających,
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • odpisy skrócone aktów urodzenia lub małżeństwa powołanych do spadku z ustawy,
  • jeżeli spadkodawca pozostawił testament, to oryginał testamentu własnoręcznego lub wypis z aktu notarialnego z testamentem notarialnym albo protokół z otwarcia i ogłoszenia testamentu,
  • oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
  • projekt protokołu dziedziczenia oraz protokoły obejmujące oświadczenia o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem, o ile zostały wcześniej sporządzone lub spisane – jeżeli testament zawiera zapis windykacyjny nieruchomości, to potrzebny jest numer księgi wieczystej tej nieruchomości.

Dział spadku

Dział spadku może być dokonany na podstawie umowy lub przed sądem. W przypadku umownego działu spadku forma aktu notarialnego jest niezbędna, jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość. Jeżeli w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo, niezawierające nieruchomości, lub udziały w spółce z o.o., wystarczające jest dokonanie działu spadku w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. W pozostałych przypadkach na ogół umowny dział spadku nie wymaga formy szczególnej. Dział spadku może zakładać przyznanie składników spadku konkretnym spadkobiercom na własność (lub współwłasność) z obowiązkiem spłaty pozostałych spadkobierców lub bez takiego obowiązku albo w zamian za przyznanie innych składników spadku pozostałym spadkobiercom. Dopuszczalny może być też podział fizyczny odziedziczonej nieruchomości na odrębne części gruntu (działki) nabywane przez poszczególnych spadkobierców (wymagana jest wówczas decyzja wójta/burmistrza zatwierdzająca podział nieruchomości) albo na odrębne lokale przyznawane poszczególnych spadkobiercom (wymagane jest wówczas zaświadczenie o samodzielności tych lokali wydawane przez starostę). Dział spadku może też zakładać sprzedaż składników spadku osobie trzeciej i rozdzielenie uzyskanej ceny między spadkobierców. Do dokonania działu spadku niezbędne jest stawiennictwo wszystkich spadkobierców, a w przypadku sprzedaży składnika spadku osobie trzeciej – również udział tej osoby.


Informacje i dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stawających,
  • wypis zarejestrowanego notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabyciu spadku, potwierdzające status stawających jako spadkobierców,
  • w przypadku działu spadku zakładającego przyznanie nieruchomości jednemu ze spadkobierców, konieczne są dokumenty dotyczące tej nieruchomości, określone powyżej w stosunku do darowizny nieruchomości – zob. zakładkę „Darowizna”.
  • w przypadku działu spadku, zakładającego sprzedaż nieruchomości osobie trzeciej, konieczne są dokumenty określone poniżej w stosunku do sprzedaży nieruchomości zob. zakładki „Obrót nieruchomościami” – „Sprzedaż gruntu” bądź „Sprzedaż lokalu”.

Europejskie poświadczenie spadkowe

Europejskie poświadczenie spadkowe umożliwia wykazanie statusu spadkobiercy oraz uzyskania innych korzyści ze spadku w innym państwie członkowskim UE. Jest przeznaczone do wykorzystywania przez spadkobierców, zapisobierców windykacyjnych oraz wykonawców testamentu i innych zarządców spadku (w tym zarządcę sukcesyjnego), którzy potrzebują wykazać w innym państwie członkowskim swój status lub wykonywać tam swoje prawa. Europejskie poświadczenie spadkowe wydaje sąd lub notariusz. Właściwy jest sąd lub (dowolny) notariusz w Polsce przede wszystkim wtedy, gdy zmarły miał w Polsce swoje miejsce zwykłego pobytu w chwili śmierci.


Dokumenty lub informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (lub jego odpowiednik pochodzący z innego kraju),
  • dowody tożsamości stawających,
  • odpisy skrócone aktów urodzenia lub małżeństwa osób powołanych do spadku z ustawy,
  • jeżeli spadkodawca pozostawił testament, to oryginał testamentu własnoręcznego lub wypis z aktu notarialnego z testamentem notarialnym albo protokół z otwarcia i ogłoszenia testamentu,
  • oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku – jeżeli testament zawiera zapis windykacyjny nieruchomości, to potrzebny jest numer księgi wieczystej tej nieruchomości.

Zaświadczenie wykonawcy testamentu

Zaświadczenie wydaje notariusz lub sąd spadku. Jest to dokument zapewniający wykonawcy testamenty możliwość potwierdzenia swoich uprawnień do zarządzania spadkiem.


Dokumenty lub informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • dowód tożsamości osoby powołanej na wykonawcę testamentu,
  • oryginał testamentu własnoręcznego lub wypis z aktu notarialnego z testamentem notarialnym albo protokół z otwarcia i ogłoszenia testament.

Czynności dotyczące zarządu sukcesyjnego

Zadaniem zarządcy sukcesyjnego jest prowadzenie, we własnym imieniu, przedsiębiorstwa pozostawionego przez zmarłego przedsiębiorcę (działającego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej). Zarządca sukcesyjny może być powołany przez przedsiębiorcę, wpisanego do CEIDG za życia – nie wymaga to formy aktu notarialnego, lecz formy pisemnej (pod rygorem nieważności) i wpisu do CEIDG. Zarządca sukcesyjny może być też powołany przez bliskich zmarłego przedsiębiorcy po jego śmierci. Wymaga to powołania zarządcy i wyrażenia zgody przez osoby, które nabyły przedsiębiorstwo po śmierci przedsiębiorcy (w tym jego męża lub żonę, jeżeli przedsiębiorstwo należało do ich majątku wspólnego) w świetle aktu poświadczenia dziedziczenia, stwierdzenia nabycia spadku albo (jeżeli ich jeszcze nie wydano) w świetle ustawowych reguł dziedziczenia lub otwartego i ogłoszonego testamentu przedsiębiorcy (lub co najmniej osoby, które są uprawnione do przedsiębiorstwa w łącznym udziale większym niż 85/100). Powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy i wyrażenie zgody na to powołanie przez uprawnione osoby następuje w formie aktu notarialnego. Konieczne jest przy tym stawiennictwo osoby powoływanej na zarządcę.


Dokumenty lub informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej czyli powołania zarządcy sukcesyjnego (protokół i akt powołania):

  • odpis skrócony aktu zgonu przedsiębiorcy,
  • wydruk z CEIDG lub dane niezbędne do jego uzyskania,
  • dowody tożsamości stawających,
  • w przypadku żony lub męża zmarłego przedsiębiorcy, uprawnionego do powołania zarządcy sukcesyjnego – odpis skrócony aktu małżeństwa,
  • wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku – jeżeli je wydano; jeżeli ich nie wydano, to:
    • odpisy skrócone aktu urodzenia lub małżeństwa pozwalające na ustalenie, że osoby powołujące zarządcę sukcesyjnego należą do kręgu spadkobierców ustawowych,
    • jeżeli zmarły przedsiębiorca pozostawił testament, to protokół z otwarcia i ogłoszenia testamentu.


Te same dokumenty są potrzebne do odwołania zarządcy sukcesyjnego i powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego.

Do dokonania przez zarządcę sukcesyjnego czynności przekraczającej zwykły zarząd niezbędne jest wyrażenie zgody przez wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. Zgoda wymaga formy aktu notarialnego, tylko jeżeli zezwala na czynność wymagającą takiej formy.

Dokumenty lub informacje potrzebne do wyrażenia przez właścicieli przedsiębiorstwa w spadku zgody na dokonanie przez zarządcę sukcesyjnego czynności przekraczającej zwykłe zarząd polegającej na zbyciu lub nabyciu nieruchomości:

  • wydruk z CEIDG potwierdzający, kto jest zarządcą sukcesyjnym (lub dane potrzebne do jego uzyskania),
  • dowody tożsamości stawających (właścicieli przedsiębiorstwa w spadku), przy czym stawiennictwo zarządcy sukcesyjnego nie jest konieczne.


Zarządca sukcesyjny może zrezygnować z pełnienia tej funkcji, składając oświadczenie przed notariuszem. Od tego czasu obowiązany on jest działać jeszcze przez dwa tygodnie, chyba że wcześniej został powołany kolejny zarządca sukcesyjny.

Dokumenty lub informacje potrzebne do złożenia oświadczenia o rezygnacji z pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego:

  • wydruk z CEIDG (lub dane konieczne do jego uzyskania),
  • dowód tożsamości stawającego (zarządcy sukcesyjnego), przy czym udział właścicieli przedsiębiorstwa w spadku nie jest konieczny.

Umowa zrzeczenia się dziedziczenia

Spadkobierca ustawowy może przez umowę z przyszłym spadkodawcą zrzec się dziedziczenia po nim (umowa zrzeczenia się dziedziczenia). Umowa taka powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zrzeczenie się dziedziczenia może być odpłatne albo nieodpłatne. Zrzeczenie się dziedziczenia obejmuje również zstępnych zrzekającego się (jego dzieci, wnuki itd.), chyba że umówiono się inaczej. Zrzeczenie się dziedziczenia pozbawia zrzekającego się prawa do dochodzenia zachowku po śmierci spadkodawcy. Nie wpływa ono jednak na możliwość powołania go do spadku w drodze testamentu ani dokonywania na jego rzecz darowizn.


Dokumenty lub informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody osobiste stron,
  • odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa osoby zrzekającej się dziedziczenia.

Umowa zrzeczenia się zachowku

Umowa zrzeczenia się zachowku jest zawierana między przyszłym, żyjącym jeszcze spadkodawcą a jednym z jego bliskich, który po śmierci spadkodawcy może być uprawniony do zachowku po nim (syn, córka, wnuki, dalsi zstępni, żona, mąż, matka i ojciec spadkodawcy). Zawarcie tej umowy powoduje, że po śmierci spadkodawcy osobie zrzekającej się nie przysługuje zachowek po nim, dzięki czemu spadkodawca ma większą swobodę w tym, by samodzielnie określić losy swojego majątku na wypadek śmierci (np. w drodze testamentu lub darowizn).


Dokumenty lub informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa osoby zrzekającej się zachowku.


Dopuszczalne jest ponadto „zrzeczenie się zachowku” po śmierci spadkodawcy – następuje ono w drodze umowy zwolnienia z długu między uprawnionym do zachowku i odpowiedzialnym za zachowek. Umowa taka nie wymaga formy aktu notarialnego.

Zbycie spadku

Zbycie spadku polega na sprzedaży albo darowiźnie wszystkich składników spadku w drodze jednej umowy. W przeciwieństwie do zbycia samego składnika spadku (np. nieruchomości należącej do spadku), powoduje ono, że nabywca uzyskuje status analogiczny do spadkobiercy i dlatego ponosi odpowiedzialność za długi spadkowe (solidarnie ze spadkobiercą, który zbywa spadek). Umowa ta wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Dokumenty i informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • oświadczenie zbywcy (zbywców) o przyjęciu spadku albo wypis zarejestrowanego notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabyciu spadku (jeżeli zostały wydane),
  • w przypadku zbycia spadku polegającego na darowiźnie spadku, w skład którego wchodzi nieruchomość, konieczne są dokumenty dotyczące tej nieruchomości, określone powyżej w stosunku do darowizny nieruchomości – zob. zakładkę „Darowizna”,
  • w przypadku zbycia spadku polegającego na sprzedaży nieruchomości, konieczne są dokumenty określone poniżej w stosunku do sprzedaży nieruchomości – zob. zakładkę „Obrót nieruchomościami”.

Obrót nieruchomościami

Sprzedaż gruntu zabudowanego lub niezabudowanego

Wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Dokumenty i informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez sprzedawcę nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez sprzedawcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla gruntu (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, to dodatkowo oświadczenie banku lub innego wierzyciela określające wysokość zadłużenia; albo (gdyby hipoteka wygasła wskutek całkowitej spłaty zabezpieczonej wierzytelności) zaświadczenie banku o całkowitej spłacie zabezpieczonej wierzytelności i wygaśnięciu hipoteki (w przypadku wierzyciela innego niż bank wymagane jest oświadczenie tej treści złożone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu na danym obszarze (wydaje wójt/burmistrz),
  • decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (jeśli wydano),
  • zaświadczenie o objęciu działki uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starosta), które może być zastąpione oświadczeniem sprzedawcy, złożonym pod rygorem odpowiedzialności karnej, że działka nie jest objęta wymienionym planem ani nie wydano wobec niej wymienionej decyzji,
  • zaświadczenie o położeniu działki na terenie rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje wójt/burmistrz),
  • w przypadku gruntu zabudowanego domem mieszkalnym, zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały i pobyt czasowy (wydaje wójt/burmistrz),
  • w przypadku gruntu zabudowanego jakimkolwiek budynkiem, świadectwo charakterystyki energetycznej tego budynku (wydaje osoba uprawniona do wystawiania świadectw w świetle rejestru),
  • odpis skrócony aktu małżeństwa sprzedawcy, jeżeli nazwisko sprzedawcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli sprzedawana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawana nieruchomość jest nabywana do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawca albo kupujący jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki lub ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • jeżeli sprzedawcą albo kupującym jest osoba prawna, to potrzebny jest odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) lub dane potrzebne do jego uzyskania z systemu teleinformatycznego, a ponadto umowa lub statut osoby prawnej oraz niezbędne zgody innych organów, jeżeli są wymagane (np. zgromadzenia wspólników),
  • w przypadku sprzedaży nieruchomości rolnej zob. zakładkę „Nieruchomości rolne”.


Dla sprzedaży części nieruchomości nieruchomości, która nie stanowi odrębnej działki ewidencyjnej, dodatkowo:

  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (wydaje wójt/burmistrz),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej gruntu z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, służebnością lub innym obciążeniem (np. prawem dożywocia), to obciążenia te przechodzą na każdą z nieruchomości powstałych wskutek podziału; jeżeli strony chcą, by obciążenia te nie przeszły na sprzedawaną część nieruchomości, to konieczne jest oświadczenie wierzyciela hipotecznego (np. banku), osoby uprawnionej z tytułu służebności lub innego prawa obciążającego nieruchomość, w którym wyrażono zgodę na odłączenie części nieruchomości bez obciążania jej hipoteką, służebnością lub innym prawem; oświadczenie to wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku);
  • natomiast sprzedaż jednej z działek, która jest objęta nieruchomością wieczystoksięgową, nie wymaga już dodatkowego zatwierdzenia.

Sprzedaż lokalu (mieszkalnego, użytkowego, garażu)

Wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Dotyczy sprzedaży lokalu mieszkalnego (mieszkania), jak również innych samodzielnych lokali (lokale użytkowe, garaże).


Dokumenty i informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez sprzedawcę lokalu, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy przenoszącej własność, darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli lokal został odziedziczony); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej lokalu (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie lokalu przez sprzedawcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • zaświadczenie o położeniu działki, na której znajduje się lokal, na terenie rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje wójt/burmistrz),
  • zaświadczenie zarządcy nieruchomości wspólnej (wspólnoty mieszkaniowej lub podmiotu zarządzającego wspólnotą) o braku zaległości w opłatach z tytułu eksploatacji sprzedawanego lokalu,
  • świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu (wydaje osoba uprawniona do wystawiania świadectw w świetle rejestru; może być także przekazane właścicielowi na jego wniosek przez wspólnotę mieszkaniową lub podmiot zarządzający tą wspólnotą na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków),
  • w przypadku lokalu mieszkalnego zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały i pobyt czasowy (wydaje wójt/burmistrz),
  • jeżeli lokal jest obciążony hipoteką, to dodatkowo oświadczenie banku lub innego wierzyciela określające wysokość zadłużenia; albo (gdyby hipoteka wygasła wskutek całkowitej spłaty zabezpieczonej wierzytelności) zaświadczenie banku o całkowitej spłacie zabezpieczonej wierzytelności i wygaśnięciu hipoteki (w przypadku wierzyciela innego niż bank wymagane jest oświadczenie tej treści złożone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym),
  • odpis skrócony aktu małżeństwa sprzedawcy, jeżeli nazwisko sprzedawcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli sprzedawany lokal należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawany lokal jest nabywany do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawca albo kupujący jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki albo ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • jeżeli sprzedawcą albo kupującym jest osoba prawna, to potrzebny jest odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) lub dane potrzebne do jego uzyskania z systemu teleinformatycznego, a ponadto umowa lub statut osoby prawnej oraz niezbędne zgody innych organów, jeżeli są wymagane (np. zgromadzenia wspólników),
  • jeżeli następuje wyodrębnienie lokalu (który nie ma jeszcze księgi wieczystej), to potrzebne są dodatkowo:
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla lokalu (wypis z kartoteki lokali) z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje starosta),
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości (gruntu), której częścią jest lokal, wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
    • zaświadczenie o samodzielności lokalu (wydaje starosta),
    • rzuty kondygnacji budynku, na których znajduje się lokal lub pomieszczenia do niego przynależne, z zaznaczonym lokalem i pomieszczeniami do niego przynależnymi (np. z dokumentacji technicznej, załączanej do wniosku o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu).
    • przy wyodrębnieniu pierwszego lokalu na danej nieruchomości dodatkowo wypis z ewidencji gruntów i budynków dla budynku (z kartoteki budynków) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta).
    • jeżeli nieruchomość, z której lokal jest wyodrębniany, jest obciążona hipoteką, służebnością albo innym prawem obciążającym nieruchomość (np. dożywocia), to potrzebne jest oświadczenia wierzyciela hipotecznego (np. banku), osoby uprawnionej z tytułu służebności lub innego prawa obciążającego nieruchomość, w którym wyrażono zgodę na wyodrębnienie lokalu bez obciążania go hipoteką, służebnością lub innym prawem (chyba że strony zgadzają się na to, by hipoteka, służebność lub inne prawo obciążały również wyodrębniony lokal); oświadczenie to wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku).

Ustanowienie odrębnej własności lokalu

Lokal (mieszkalny, użytkowy, garaż), który dotychczas nie został wyodrębniony, może zostać wyodrębniony łącznie z zawarciem umowy sprzedaży lub darowizny tego lokalu. Zob. zakładki dotyczące darowizny nieruchomości albo sprzedaży lokalu.


Dopuszczalne jest również ustanowienie odrębnej własności lokalu przez właściciela nieruchomości na podstawie jednostronnej czynności prawnej, dokonywanej wyłącznie przez właściciela nieruchomości. Czynność ta wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Do dokonania czynności notarialnej, czyli ustanowienia odrębnej własności lokalu (wyodrębnienia lokalu i założenia dla niego księgi wieczystej) w drodze jednostronnej czynności prawnej, niezbędne są następujące dokumenty:

  • dowód tożsamości stawającego (właściciela),
  • dokument potwierdzający nabycie przez właściciela nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez właściciela nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla lokalu (z kartoteki lokalu) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości (gruntu), której częścią jest lokal, wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • zaświadczenie o samodzielności lokalu (wydaje starosta),
  • rzuty kondygnacji budynku, na których znajduje się lokal lub pomieszczenia do niego przynależne, z zaznaczonym lokalem i pomieszczeniami do niego przynależnymi (np. z dokumentacji technicznej, załączanej do wniosku o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu).
  • przy wyodrębnieniu pierwszego lokalu na danej nieruchomości dodatkowo wypis z ewidencji gruntów i budynków dla budynku (z kartoteki budynków) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość, z której lokal jest wyodrębniany, jest obciążona hipoteką, służebnością albo innym prawem obciążającym nieruchomość (np. dożywocia), to w zależności od sytuacji może być potrzebne:
    • oświadczenia wierzyciela hipotecznego (np. banku), osoby uprawnionej z tytułu służebności lub innego prawa obciążającego nieruchomość, w którym wyrażono zgodę na wyodrębnienie lokalu bez obciążania go hipoteką, służebnością lub innym prawem (chyba że stawający zgadza się na to, by hipoteka, służebność lub inne prawo obciążały również wyodrębniony lokal); oświadczenie to wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku).

Umowa deweloperska

Umową deweloperską jest umowa zawarta między:

  • deweloperem (przedsiębiorcą, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej realizuje przedsięwzięcie deweloperskie),
  • a nabywcą (osobę fizyczną działającą w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową),

na podstawie której deweloper zobowiązuje się do:

  • wybudowania budynku; oraz
  • ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia własności tego lokalu oraz praw niezbędnych do korzystania z tego lokalu na nabywcę; albo
  • zabudowania nieruchomości gruntowej stanowiącej przedmiot własności lub użytkowania wieczystego domem jednorodzinnym i przeniesienia na nabywcę własności tej nieruchomości lub użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej i własności domu jednorodzinnego na niej posadowionego stanowiącego odrębną nieruchomość lub przeniesienia ułamkowej części własności tej nieruchomości wraz z prawem do wyłącznego korzystania z części nieruchomości służącej zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych,

a nabywca zobowiązuje się do spełnienia świadczenia pieniężnego na poczet nabycia tego prawa.


Podobne wymagania dotyczą innych umów poddanych regulacji ustawy o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym, jak w szczególności takich, przez które deweloper zobowiązuje się wobec nabywcy do:

  • ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienia własności tego lokalu oraz praw niezbędnych do korzystania z tego lokalu na nabywcę (sprzedaż i wyodrębnienie lokalu w przypadku wybudowanego już budynku),
  • przeniesienia na nabywcę własności lokalu mieszkalnego oraz praw niezbędnych do korzystania z tego lokalu (sprzedaż lokalu w przypadku wybudowanego już budynku i wyodrębnionego już lokalu),
  • przeniesienia na nabywcę własności nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym lub użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej i własności domu jednorodzinnego na niej posadowionego stanowiącego odrębną nieruchomość lub przeniesienia ułamkowej części własności tej nieruchomości wraz z prawem do wyłącznego korzystania z części nieruchomości służącej zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych (sprzedaż domu jednorodzinnego w przypadku gdy jest on już wybudowany)
  • umów zobowiązujących do zawarcia powyższych umów, w tym umów przedwstępnych.

Wymienione umowy wymagają formy aktu notarialnego. W praktyce obejmują one większość umów dotyczących nabycia lokalu mieszkalnego w tzw. obrocie pierwotnym. Wynagrodzenie notariusza za wszystkie czynności wykonywane w związku z zawieraniem tych umów oraz koszty sądowe w postępowaniu wieczystoksięgowym obciążają w równych częściach dewelopera i nabywcę.


Dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stawających,
  • dokument potwierdzający nabycie przez dewelopera nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy przenoszącej własność, sprzedaży, darowizny; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli lokal został odziedziczony); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości; akt własności ziemi itp.,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • pozwolenie budowlane na budowę budynku mieszkalnego będącego przedmiotem przedsięwzięcia deweloperskiego (wydaje wójt/burmistrz),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (wydaje starosta),
  • umowa mieszkaniowego rachunku powierniczego zawarta między deweloperem a bankiem,
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, to zgodę banku lub innego wierzyciela na bezobciążeniowe ustanowienie odrębnej własności lokalu mieszkalnego i przeniesienie jego własności na nabywcę po wpłacie pełnej ceny przez nabywcę lub zobowiązanie do jej udzielenia,
  • rzut lokalu wraz z układem jego pomieszczeń, w tym pomieszczeń pomocniczych i przynależnych (a także garażu, gdy jest sprzedawany),
  • dokumentacja przedsięwzięcia deweloperskiego:
    • technologia wykonania oraz standard prac wykończeniowych w lokalu oraz części wspólnej,
    • rzut nieruchomości z oznaczeniem posadowienia budynku z planem zagospodarowania terenu,
    • prospekt informacyjny przedsięwzięcia deweloperskiego wraz z załącznikami,
  • w przypadku umów sprzedaży lub umów przenoszących własność dotyczących lokalu jednocześnie wyodrębnianego lub już wyodrębnionego dodatkowo:
    • zaświadczenie o samodzielności lokalu (wydaje starosta),
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla lokalu (z rejestru lub kartoteki lokalu) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych,
    • decyzja o pozwoleniu na użytkowanie (albo zawiadomienie organu nadzoru budowlanego o zakończeniu budowy domu jednorodzinnego, jeśli dotyczy),
  • umowa lub statut spółki będącej deweloperem (jeśli dotyczy).

Umowa przenosząca własność nieruchomości

Umowa przenosząca własność nieruchomości jest zawierana w wykonaniu powstałego wcześniej zobowiązania do przeniesienia własności. Jej jedynym skutkiem prawnym jest przejście własności nieruchomości z nabywcy na zbywcę. Zobowiązanie to najczęściej wynika z zawartej przez strony umowy sprzedaży, darowizny lub innej umowy zobowiązującej do przeniesienia własności, w której wyłączono skutek w postaci przejścia własności, np. z powodu zastrzeżenia w umowie warunku lub terminu (w tym warunku w postaci niewykonania przez osobę uprawnioną prawa pierwokupu). Podstawą prawną zawarcia umowy przenoszącej własność nieruchomości (lokalu lub domu jednorodzinnego) jest umowa deweloperska. Umowa przenosząca własność może być też zawierana w wykonaniu zobowiązania wynikającego z zawartego w testamencie zapisu zwykłego albo z przepisu ustawy, jak np. art. 231 Kodeksu cywilnego, dotyczący wzniesienia budynku na cudzym gruncie.


Do dokonania czynności notarialnej, umowy przenoszącej własność nieruchomości zawieranej w wykonaniu umowy sprzedaży zawartej pod warunkiem niewykonania prawa pierwokupu, wymagane są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stawających (zbywcy i nabywcy),
  • wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży (na ogół akt w posiadaniu notariusza),
  • dowód niewykonania prawa pierwokupu (na ogół w posiadaniu notariusza)


Do dokonania czynności notarialnej, umowy przenoszącej własność nieruchomości zawieranej w wykonaniu umowy deweloperskiej, wymagane są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stawających (zbywcy i nabywcy),
  • wypis aktu notarialnego obejmującego umowę deweloperską (na ogół akt w posiadaniu notariusza z możliwością wydania wypisu ad hoc),
  • rzuty kondygnacji budynku, na których znajduje się lokal lub pomieszczenia do niego przynależne, z zaznaczonym lokalem i pomieszczeniami do niego przynależnymi,
  • zaświadczenie o samodzielności lokalu (wydaje starosta),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla lokalu (z kartoteki lokalu) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych,
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości (gruntu), której częścią jest lokal, z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych,
  • jeżeli nieruchomość, z której lokal jest wyodrębniany, jest obciążona hipoteką, służebnością albo innym prawem obciążającym nieruchomość (np. użytkowania), to potrzebne jest oświadczenie wierzyciela hipotecznego (np. banku), osoby uprawnionej z tytułu służebności lub innego prawa obciążającego nieruchomość, w którym wyrażono zgodę na wyodrębnienie lokalu bez obciążania go hipoteką, służebnością lub innym prawem; oświadczenie to wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku),
  • przy wyodrębnieniu pierwszego lokalu na danej nieruchomości dodatkowo wypis z ewidencji gruntów i budynków dla budynku (z kartoteki budynków) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
  • decyzja o pozwoleniu na użytkowanie (albo zawiadomienie organu nadzoru budowlanego o zakończeniu budowy domu jednorodzinnego, jeśli dotyczy),
  • protokół z odbioru lokalu lub domu jednorodzinnego przez nabywcę,
  • umowa lub statut spółki bądź innego podmiotu będącego deweloperem (jeśli dotyczy).

Umowa przedwstępna

Umowa przedwstępna zobowiązuje (jedną ze stron albo obie strony) do zawarcia w przyszłości innej umowy (np. umowy sprzedaży nieruchomości). Sama w sobie nie przenosi jeszcze własności na nabywcę ani nawet nie zobowiązuje do przeniesienia własności, lecz jedynie do zawarcia w przyszłości umowy, która to uczyni. Umowa przedwstępna powinna określać istotne postanowienia przyszłej umowy (np. przedmiot sprzedaży i cenę). Może też określać inne postanowienia przyszłej umowy, a ponadto przewidywać np. termin jej zawarcia, kary umowne za naruszenie umowy przedwstępnej lub zadatek. Umowa przedwstępna nie wymaga dla swojej ważności formy aktu notarialnego. Jednak w odniesieniu do umów zobowiązujących do przeniesienia własności nieruchomości, tylko umowa przedwstępna w formie aktu notarialnego pozwala dochodzić przed sądem w przyszłości przymusowego zawarcia umowy sprzedaży (na podstawie umowy przedwstępnej) i tylko taka umowa może być podstawą do wpisu roszczenia wynikającego z umowy przedwstępnej do księgi wieczystej (dzięki czemu uzyskuje ono pełną skuteczność na wypadek zbycia nieruchomości innej osobie).


Do dokonania czynności notarialnej czyli umowy przedwstępnej wystarczające jest przygotowanie następujących dokumentów lub informacji:

  • dowody tożsamości stron,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości,
  • w przypadku innego przedmiotu umowy potrzebny może być inny dokument, np. przy umowie przedwstępnej zbycia udziałów w spółce – umowa spółki,
  • jeżeli sprzedawana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawana nieruchomość jest nabywana do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli przedmiotem przyszłej umowy ma być nieruchomość rolna, to zob. zakładkę „Nieruchomości rolne”.

Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu moze przybrać formę, w szczególności, sprzedaży tego prawa, jego darowizny lub zamiany. Wymaga ono formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności, a w przypadku, gdy dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona jest księga wieczysta, również wpisu do księgi wieczystej.


Dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • jeżeli nabycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu przez zbywcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • zaświadczenie o nabyciu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu przez zbywcę (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
  • zaświadczenie o braku zaległości w opłatach związanych z lokalem (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
  • zaświadczenie o braku osób zameldowanych na pobyt stały i pobyt czasowy (wydaje wójt/burmistrz),
  • jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie ma założonej księgi wieczystej, a nabywca żąda jej założenia, to dodatkowo:
    • zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu potrzebne do założenia księgi wieczystej (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
    • dokument potwierdzający nabycie przez zbywcę spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; decyzja o przydziale lokalu albo o przekształceniu prawa; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli prawo zostało odziedziczone); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  • jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona jest odrębna księga wieczysta, to numer księgi wieczystej (np. podany w zaświadczeniu wydanym przez spółdzielnię mieszkaniową),
  • świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu (wydaje osoba uprawniona do wystawiania świadectw w świetle rejestru; może być także przekazane uprawnionemu do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu na jego wniosek przez spółdzielnię mieszkaniową na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków).
  • odpis skrócony aktu małżeństwa zbywcy, jeżeli nazwisko zbywcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli zbywane prawo należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli prawo jest nabywane do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli zbywca albo nabywca jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki albo ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • jeżeli spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu jest obciążone hipoteką, to dodatkowo oświadczenie banku lub innego wierzyciela określające wysokość zadłużenia; albo (gdyby hipoteka wygasła wskutek całkowitej spłaty zabezpieczonej wierzytelności) zaświadczenie banku o całkowitej spłacie zabezpieczonej wierzytelności i wygaśnięciu hipoteki (w przypadku wierzyciela innego niż bank wymagane jest oświadczenie tej treści złożone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym).

Przekształcenia spółdzielczych praw do lokali w odrębną własność

Na warunkach określonych w przepisach uprawniony do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu albo spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu (a niekiedy inna osoba, np. najemca lokalu) może żądać przekształcenia swojego prawa w odrębne prawo własności lokalu. Wymagane jest spełnienie określonych w danym przepisie przesłanek, a następnie zawarcie między uprawnionym i spółdzielnią umowy przenoszącej własność lokalu (zwykle jednocześnie ustanawiającej odrębną własność tego lokalu). Umowa ta wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Prawo do przekształcenia w odrębną własność lokalu może przysługiwać między innymi:

  • uprawnionemu do spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego, jeżeli dokonał spłaty zobowiązań w odpowiedniej części i nie zalega z opłatami z tytułu eksploatacji lokalu na wniosek tej osoby zgodnie z art. 12 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
  • uprawnionemu do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego, jeżeli dokonał spłaty zobowiązań w odpowiedniej części i nie zalega z opłatami z tytułu eksploatacji lokalu na wniosek tej osoby zgodnie z art. 17(14) ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
  • najemcy lokalu użytkowego, należącego do spółdzielni mieszkaniowej, a także najemcy pracowni wykorzystywanej przez twórcę do prowadzenia działalności w dziedzinie kultury i sztuki, który poniósł w pełni koszty budowy tego lokalu albo ponieśli je jego poprzednicy prawni na żądanie tej osoby zgodnie z art. 39 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.


Dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnej czyli zawarcia umowy przenoszącej własność lokalu na uprawionego:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez spółdzielnię nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy sprzedaży, decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia),
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • odpis z Krajowego Rejestru Sądowego dla spółdzielni mieszkaniowej lub dane potrzebne do uzyskania wydruku z Centralnej Informacji KRS,
  • statut spółdzielni mieszkaniowej,
  • uchwała spółdzielni mieszkaniowej podjęta w trybie art. 42 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
  • jeżeli dopiero z przeniesieniem własności na nabywcę następuje ustanowienie odrębnej własności lokalu, to dodatkowo:
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla lokalu (z rejestru lub kartoteki lokalu) z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych,
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości (gruntu), której częścią jest lokal, z adnotacją, że dokument jest przeznaczony do dokonywania wpisów do ksiąg wieczystych (wydaje starosta),
    • zaświadczenie o samodzielności lokalu (wydaje starosta),
    • rzuty kondygnacji budynku, na których znajduje się lokal lub pomieszczenia do niego przynależne, z zaznaczonym lokalem i pomieszczeniami do niego przynależnymi (np. z dokumentacji budowlanej lub sporządzone odrębnie przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane),
  • zaświadczenie o nabyciu spółdzielczego własnościowego lub lokatorskiego prawa do lokalu (ew. prawa najmu) przez zbywcę (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
  • dokument potwierdzający nabycie przez uprawnionego spółdzielczego własnościowego lub lokatorskiego prawa do lokalu (ew. prawa najmu), np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia (ew. najmu); decyzja o przydziale lokalu albo o przekształceniu prawa; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli prawo zostało odziedziczone); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  • zaświadczenie o spełnieniu przesłanek uprawniających do przekształcenia, a zwłaszcza o braku zaległości w opłatach (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
  • jeżeli sprzedawany lokal należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawany lokal jest nabywany do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu).

Zniesienie współwłasności

Współwłasność zwykła (udziałowa) może być zniesiona w drodze umowy bądź orzeczenia sądu. Umowa zniesienia współwłasności nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Zawierają ją wszyscy współwłaściciele (niezależnie od wielkości ich udziałów). Dopuszczalne jest zniesienie współwłasności na jeden z następujących sposobów.


Po pierwsze, dopuszczalny jest podział fizyczny nieruchomości polegający na wydzieleniu jej części fizycznych poszczególnym współwłaścicielom. Wydzielenie części nieruchomości gruntowej wymaga wcześniejszego uzyskania ostatecznej decyzji zatwierdzająca podział nieruchomości (wydaje wójt/burmistrz), natomiast wydzielenie części budynku, w postaci wyodrębnienia lokali, wymaga wcześniejszego uzyskania zaświadczenia o samodzielności wydzielanych lokali (wydaje starosta). Strony mogą, lecz nie muszą, uzgodnić obowiązek wzajemnych dopłat z tytułu nabytych części nieruchomości (np. w razie, gdy ich wartość jest niewspółmierna). Po drugie, możliwe jest zniesienie współwłasności przez przejęcie nieruchomości w całości przez jednego ze współwłaścicieli. Na skutek zawarcia takiej umowy jeden ze współwłaścicieli staje się wyłącznym właścicielem nieruchomości, a pozostali tracą swoje prawa. Strony mogą, lecz nie muszą, uzgodnić, że współwłaściciel przejmujący nieruchomość ma obowiązek spłacenia pozostałych.


Do dokonania czynności notarialnej, czyli umowy zniesienia współwłasności nieruchomości przez jej podział fizyczny albo przejęcie, potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stawających (wszystkich współwłaścicieli),
  • dokument wskazujący podstawę nabycia nieruchomości przez współwłaścicieli; np. wypis zarejestrowanego notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabyciu spadku; wypis aktu notarialnego z umową darowizny, sprzedaży itp.,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez współwłaścicieli nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie wcześniejszej darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • jeżeli udział we współwłasności jednego ze współwłaścicieli należy do majątku wspólnego jego współmałżonka, to potrzebna jest zgoda współmałżonka w formie aktu notarialnego (lub jego stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli jeden ze współwłaścicieli jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki lub ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • poza tym, w odniesieniu do poszczególnych rodzajów nieruchomości (gruntów, lokali), konieczne są dokumenty dotyczące tej nieruchomości, określone powyżej w stosunku do darowizny nieruchomości – zob. zakładkę „Darowizna”.


Oprócz tego, możliwe jest zniesienie współwłasności nieruchomości przez sprzedaż wspólnej nieruchomości na rzecz osoby trzeciej (niebędącej współwłaścicielem) czyli tzw. podział cywilny. W tym przypadku wymagania dotyczące umowy odpowiadają umowie sprzedaży – zob. zakładki „Sprzedaż gruntu” bądź „Sprzedaż lokalu”.

Zamiana nieruchomości

Strony mogą zawrzeć umową, z mocy której jedna z nich zobowiązuje się przenieść własność nieruchomości na drugą stronę, która w zamian za to zobowiązuje się przenieść własność innej nieruchomości (zamiana). Umowa taka, jeżeli dotyczy nieruchomości, wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Do dokonania takiej czynności notarialnej potrzebne są te same dokumenty, które wymieniono powyżej w odniesieniu do darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

Umowa dożywocia

Umowa dożywocia polega na tym, że zbywca (dożywotnik) przenosi własność nieruchomości na nabywcę, a w zamian za to nabywca tej nieruchomości zobowiązuje się zapewnić zbywcy dożywotnie utrzymanie (umowa o dożywocie), w tym, jeśli strony nie ustalą inaczej, dożywotnie mieszkanie, wyżywienie, ubrania, światło i opał, odpowiednią pomoc i pielęgnowanie w chorobie oraz sprawić mu własnym kosztem pogrzeb odpowiadający zwyczajom miejscowym. Umowa ta wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest umowa dożywocia, potrzebne są te same dokumenty, które wymieniono powyżej w odniesieniu do darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”. Umową dożywocia może być dodatkowo objęte ustanowienie na rzecz dożywotnika służebności mieszkania, gwarantujące mu możliwość dożywotniego mieszkania w określonej nieruchomości przyjęcia tam na mieszkanie jego małżonka, dzieci i innych osób, gdy są przez niego utrzymywane albo potrzebne przy prowadzeniu gospodarstwa domowego.

Ustanowienie użytkowania wieczystego

Grunty stanowiące własność Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub ich związków mogą być oddawane w użytkowanie wieczyste. Wymaga to zawarcia między jednym z tych podmiotów i nabywcą umowy o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, która powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Jej skutkiem jest uzyskanie przez nabywcę prawa użytkowania wieczystego (podczas gdy Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego zachowuje swoje prawo własności). W granicach, określonych przez ustawy i zasady współżycia społecznego oraz przez umowę o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, użytkownik może korzystać z gruntu z wyłączeniem innych osób. W tych samych granicach użytkownik wieczysty może swoim prawem rozporządzać. Budynki i inne urządzenia wzniesione na gruncie Skarbu Państwa lub gruncie należącym do jednostek samorządu terytorialnego bądź ich związków przez wieczystego użytkownika stanowią jego własność. To samo dotyczy budynków i innych urządzeń, które wieczysty użytkownik nabył zgodnie z właściwymi przepisami przy zawarciu umowy o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste. Przysługująca wieczystemu użytkownikowi własność budynków i urządzeń na użytkowanym gruncie jest prawem związanym z użytkowaniem wieczystym. Prawo użytkowania wieczystego moze być zbywane i obciążane (w szczególności hipoteką). Wieczysty użytkownik uiszcza przez czas trwania swego prawa opłatę roczną.


Umowa o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste powinna określać nie tylko osobę nabywcy, lecz również konkretyzować treść prawa użytkowania wieczystego. Musi ona określać sposób korzystania z gruntu przez użytkownika wieczystego oraz okres użytkowania wieczystego, nie dłuższy niż 99 lat. Oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej zabudowanej następuje z równoczesną sprzedażą położonych na tej nieruchomości budynków i innych urządzeń. Jeżeli oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste następuje w celu wzniesienia na gruncie budynków lub innych urządzeń, umowa powinna określać: termin rozpoczęcia i zakończenia robót; rodzaj budynków lub urządzeń oraz obowiązek ich utrzymywania w należytym stanie; warunki i termin odbudowy w razie zniszczenia albo rozbiórki budynków lub urządzeń w czasie trwania użytkowania wieczystego; wynagrodzenie należne wieczystemu użytkownikowi za budynki lub urządzenia istniejące na gruncie w dniu wygaśnięcia użytkowania wieczystego.


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest umowa o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste przez gminę, potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości osób reprezentujących nabywcę i gminę (co do zasady wójt/burmistrz albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta/burmistrza samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta; albo ustanowiony w formie aktu notarialnego pełnomocnik),
  • protokół z przeprowadzonego przetargu (jeżeli oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste podlega procedurze przetargowej) albo protokół z rokowań przy zbyciu w drodze bezprzetargowej,
  • kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej,
  • dokument potwierdzający nabycie przez gminę nieruchomości, np. decyzja administracyjna, wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży itp.,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla gruntu (wydaje starosta),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu na danym obszarze (wydaje wójt/burmistrz),
  • decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (jeśli wydano).

Zbycie użytkowania wieczystego

Użytkownik wieczysty ma prawo do rozporządzania swoim prawem, w tym do jego przeniesienia na inne osoby w drodze, na przykład, umowy sprzedaży, darowizny lub zamiany. Umowa taka wymaga formy aktu notarialnego.


Informacje i dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości zbywcy i nabywcy, a jeżeli są oni osobami prawnymi, to osób ich reprezentujących,
  • wypis aktu notarialnego umowy o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, a jeżeli zbywca nabył użytkowanie wieczyste na innej podstawie, to oprócz niego również dokument stanowiący tę podstawę (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży użytkowania wieczystego, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu),
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla gruntu (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, to dodatkowo zaświadczenie banku określające wysokość zadłużenia,
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu na danym obszarze (wydaje wójt/burmistrz),
  • decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (jeśli wydano),
  • zaświadczenie o objęciu działki uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starosta), które może być zastąpione oświadczeniem sprzedawcy, złożonym pod rygorem odpowiedzialności karnej, że działka nie jest objęta wymienionym planem ani nie wydano wobec niej wymienionej decyzji,
  • w przypadku zbycia użytkowania wieczystego nieruchomości rolnej zob. zakładkę „Nieruchomości rolne”.

Ustanowienie użytkowania

Właściciel moze ustanowić na rzecz dowolnej osoby fizycznej lub prawnej prawo użytkowania, które polega na tym, że użytkownik ma prawo do używania rzeczy i do pobierania jej pożytków. Prawo to jest skuteczne wobec każdorazowego właściciela nieruchomości, jednak użytkownik nie może go przenieść na inną osobę i wygasa ono najpóźniej z chwilą jego śmierci. Ustanowienie użytkowania wymaga formy aktu notarialnego, jeżeli dotyczy nieruchomości. Może być odpłatne albo nieodpłatne. Wystarczające jest stawiennictwo do aktu notarialnego właściciela nieruchomości (użytkownik może wyrazić zgodę na nabycie prawa w dowolnej formie).


Dokumenty i informacje potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez darczyńcę nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja o przydziale lokalu (w razie nabycia lokalu przez przydział od spółdzielni mieszkaniowej); decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez darczyńcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie wcześniejszej darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • jeżeli użytkownik nie staje do aktu notarialnego, to jego np. pisemna zgoda na nabycie prawa użytkowania,
  • jeżeli nieruchomość obciążana prawem użytkowania należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu).


Uprawniony może zrzec się prawa użytkowania na zasadach podobnych do zrzeczenia się służebności – zob. zakładkę „Służebności” – „Zrzeczenie się służebności”.

Umowa najmu (w tym najem okazjonalny i najem instytucjonalny)

Umowa najmu, nawet jeśli dotyczy nieruchomości (gruntu, budynku, lokalu), w zasadzie nie wymaga formy aktu notarialnego. Gdyby strony chciały ujawnić prawo najmu w księdze wieczystej, to powinny zawrzeć umowę najmu co najmniej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Strony mogą jednak dobrowolnie nadać umowie najmu formę aktu notarialnego (wówczas, oprócz dowodów tożsamości stawających, należy przygotować numer księgi wieczystej dla nieruchomości oraz świadectwo charakterystyki energetycznej budynku lub lokalu). Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy niektórych aspektów lub odmian najmu okazjonalnego oraz najmu instytucjonalnego. Są to szczególne postaci najmu lokalu mieszkalnego.


Umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego pozwala, w stosunku do zwykłej umowy najmu lokalu mieszkalnego, na bardziej elastyczne ukształtowanie praw i obowiązków stron. Jest ona korzystniejsza dla wynajmującego, ponieważ przesłanki jej wypowiedzenia są łagodniejsze, a egzekucja z lokalu (eksmisja) prostsza. Umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć właściciel, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa ta nie wymaga formy aktu notarialnego, lecz tylko formy pisemnej pod rygorem nieważności. Powinna zostać zawarta na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat. Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.


Koniecznym załącznikiem do umowy najmu okazjonalnego jest oświadczenie najemcy, składane obowiązkowo w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego (składanym zgodnie z przepisami ustawy). Jest to jedyny element związany z najmem okazjonalnym, który wymaga formy aktu notarialnego. Do złożenia oświadczenia najemcy wystarczające jest stawiennictwo samego najemcy. Ponadto, do dokonania czynności notarialnej potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stawających,
  • umowa najmu okazjonalnego zawarta zgodnie z wymaganiami ustawy,
  • pisemne wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
  • pisemne oświadczenie właściciela tego lokalu (lub osoby posiadającej inny tytuł prawny do tego lokalu) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego potrzebne jest takie oświadczenie w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Umowa najmu instytucjonalnego również jest szczególną postacią najmu lokalu mieszkalnego, która jest korzystniejsza dla wynajmującego, m.in. ułatwiając wypowiedzenie najmu oraz egzekucję z lokalu (eksmisję). W przeciwieństwie do umowy najmu okazjonalnego, zawiera ją wynajmujący (osoba fizyczna lub prawna), który prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Umowa najmu instytucjonalnego nie wymaga formy aktu notarialnego, lecz tylko formy pisemnej. Należy ją zawrzeć na czas oznaczony.


Koniecznym załącznikiem do umowy najmu instytucjonalnego jest oświadczenie najemcy, składane w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego (złożonym zgodnie z ustawą), oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do najmu socjalnego lokalu ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje. Do złożenia oświadczenia najemcy wystarczające jest stawiennictwo samego najemcy. Ponadto, do dokonania czynności notarialnej potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stawających,
  • umowa najmu instytucjonalnego zawarta zgodnie z wymaganiami ustawy.


Częstą praktyką jest poddawanie się przez najemcę egzekucji nie tylko co do obowiązku zwrotu lokalu, lecz także co do obowiązku zapłaty czynszu, co dodatkowo wzmacnia pozycję wynajmującego. Takie poddanie się egzekucji przez najemcę jest dopuszczalne, pod dodatkowymi warunkami (m.in. określenia kwoty, do której najemca poddaje się egzekucji), stanowi jednak osobną czynność notarialną i wymaga osobnego oświadczenia – zob. zakładkę „Hipoteka i inne zabezpieczenia” – „Poddanie się egzekucji”.

Szczególną postacią umowy najmu instytucjonalnego jest najem instytucjonalny z dojściem do własności. Jest to umowa, na podstawie której właściciel lokalu mieszkalnego, prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, zobowiązuje się oddać lokal najemcy do używania na czas oznaczony w zamian za czynsz, a najemca uzyskuje prawo przeniesienia na niego własności lokalu mieszkalnego wraz z prawami niezbędnymi do korzystania z tego lokalu najpóźniej w dniu zakończenia umowy najmu po zapłacie ceny za lokal. Zawarcie takiej umowy wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Po wypełnieniu warunków nabycia lokalu między wynajmującym i nabywcą, a w szczególności zapłacie ustalonej przez strony cenie wykupu, zawierana jest jeszcze osobna umowa przenosząca własność lokalu na najemcę, która również wymaga formy aktu notarialnego (zob. zakładkę „Umowa przenosząca własność nieruchomości”). Roszczenie wynajmującego podlega zabezpieczeniu w drodze hipoteki, natomiast przyszłe roszczenie nabywcy o przeniesienie własności lokalu jest ujawniane w księdze wieczystej. Umowa najmu instytucjonalnego z dojściem do własności może być zawierana również przez podmioty budujące i wynajmujące mieszkania w ramach społecznej inicjatywy mieszkaniowej (tzw. SIMy) zgodnie z ustawą z 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.


Do dokonania czynności notarialnej, umowy najmu instytucjonalnego z dojściem do własności, potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stawających (najemcy oraz wynajmującego lub osób go reprezentujących),
  • w przypadku, gdy wynajmującym jest SIM, również umowa albo statut spółki bądź statut towarzystwa budownictwa społecznego,
  • dokument potwierdzający nabycie przez wynajmującego nieruchomości, na której znajduje się budynek mieszkalny, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży itp.; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); decyzja administracyjna,
  • dokument potwierdzający powstanie odrębnej własności wynajmowanego lokalu, np. wypis aktu notarialnego z jednostronną czynnością ustanowienia odrębnej własności lokalu,
  • numer księgi wieczystej lokalu (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez wynajmującego nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie wcześniejszej darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • jeżeli wynajmowany lokal ma, po dojściu do własności, zostać nabyty do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • świadectwo charakterystyki energetycznej budynku lub lokalu (wydaje osoba uprawniona do wystawiania świadectw w świetle rejestru).
  • zgoda wierzyciela zabezpieczonego hipoteką na bezobciążeniowe przeniesienie prawa własności lokalu mieszkalnego wraz z prawami niezbędnymi do korzystania z tego lokalu po wpłacie całej ceny sprzedaży przez najemcę, jeżeli takie obciążenie hipoteczne istnieje.

Nieruchomości rolne

Sprzedaż nieruchomości rolnej

Obrót nieruchomościami rolnymi jest istotnie ograniczony przez ustawę z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego. Przede wszystkim, według tej ustawy, nabywcą nieruchomości rolnej (jej własności, współwłasności, użytkowania wieczystego) może być tylko rolnik indywidualny, a inna osoba potrzebuje uprzedniej zgody na nabycie wydanej przez Dyrektora Generalnego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR).

Nieruchomością rolną jest:

  • nieruchomość przeznaczona na cele rolne w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub
  • nieruchomość, która jest lub może być faktycznie wykorzystywana na cele rolne, co notariusz weryfikuje przede wszystkim na podstawie wypisu z rejestru gruntów i budynków oraz ewentualnie oświadczeń stron.

Ograniczeń dotyczących nabywania nieruchomości rolnych nie stosuje się też m.in. do nieruchomości rolnych:

  • o powierzchni mniejszej niż 0,3 ha,
  • będących drogami wewnętrznymi,
  • w których grunty, oznaczone w ewidencji gruntów i budynków jako grunty pod stawami, stanowią co najmniej 70% powierzchni nieruchomości,
  • położonych w granicach administracyjnych miast, jeżeli w stosunku do nich podjęto uchwałę o ustaleniu lokalizacji inwestycji mieszkaniowej albo towarzyszącej, a zbycie następuje w celu realizacji tej inwestycji,
  • które na dzień 30 kwietnia 2016 r. w ostatecznych decyzjach o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu przeznaczone są na cele inne niż rolne.


Nieruchomość, która w ogóle nie ma charakteru rolnego albo jest objęta powyższymi wyłączeniami, jest sprzedawana na zasadach obowiązujących dla zwykłych nieruchomości gruntowych, a zatem co do jej sprzedaży zob. zakładkę „Obrót nieruchomościami” – „Sprzedaż gruntu”.


Ograniczenie możliwości nabycia nieruchomości rolnej do rolników indywidualnych lub osób mających zgodę Dyrektora KOWR nie dotyczy jednak wybranych sytuacji, w których sprzedaż nieruchomości rolnej może nastąpić bez tego ograniczenia. Wyjątki te są szczegółowo wymienione w art. 2a ust. 3 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego. Do ważniejszych z nich należą:

  • nabycie nieruchomości rolnej przez osobę bliską zbywcy; za osobę bliską zbywcy uważa się rodziców, dzieci, dziadków, wnuki, dalszych wstępnych i zstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, małżonka, osoby przysposabiające i przysposobione oraz pasierbów,
  • nabycie nieruchomości rolnej o powierzchni mniejszej niż 1 ha,
  • nabycie nieruchomości rolnej w wyniku dziedziczenia oraz zapisu windykacyjnego,
  • nabycie nieruchomości rolnej w wyniku zniesienia współwłasności, podziału majątku wspólnego po ustaniu małżeństwa oraz działu spadku.

W pozostałych przypadkach nabywcą nieruchomości rolnej może być tylko rolnik indywidualny lub osoba dysponująca zgodą Dyrektora KOWR na nabycie. Do dokonania czynności notarialnej, sprzedaży tej nieruchomości, potrzeba wówczas następujących dokumentów:

  • dowody tożsamości stron,
  • (a) decyzja Dyrektora KOWR o wyrażeniu zgody na nabycie nieruchomości rolnej albo (b) dokumenty potwierdzające, że kupujący, będący osobą fizyczną, jest rolnikiem indywidualnym, a powierzchnia nabywanej nieruchomości rolnej wraz z powierzchnią nieruchomości rolnych wchodzących w skład jego gospodarstwa rodzinnego nie może przekraczać powierzchni 300 ha użytków rolnych:
    • dowód potwierdzający osobiste prowadzenie gospodarstwa rolnego przez kupującego – pisemne oświadczenie kupującego, że osobiście prowadzi gospodarstwo rolne, pracując w nim i podejmując wszelkie decyzje dotyczące prowadzenia działalności rolniczej w tym gospodarstwie,
    • dowód potwierdzający, że kupujący mieszka w gminie, na obszarze której jest położona jedna z nieruchomości rolnych wchodzących w skład gospodarstwa rolnego – zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały (dodatkowo jeżeli nabywana nieruchomość rolna nie jest położona w gminie, w której kupujący ma miejsce zamieszkania lub w gminie graniczącej z tą gminą, to dzierżawcy lub Skarbowi Państwa, za który działa KOWR, może przysługiwać prawo pierwokupu nieruchomości rolnej),
    • dowód potwierdzający, że kupujący prowadzi gospodarstwo rodzinne, w którym łączna powierzchnia użytków rolnych jest nie większa niż 300 ha – pisemne oświadczenie kupującego, wskazujące łączną powierzchnię wszystkich użytków rolnych, których kupujący jest właścicielem, użytkownikiem wieczystym, samoistnym posiadaczem lub dzierżawcą,
    • dowód posiadania kwalifikacji rolniczych przez kupującego – dyplom ukończenia studiów (m. in. rolnictwo, ogrodnictwo, weterynaria, technika rolnicza i leśna), dyplom ukończenia szkoły średniej lub dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe (m. in. rolnik, ogrodnik, mechanik-operator pojazdów i maszyn rolniczych, technik rolnik, technik ogrodnik), albo dokumenty potwierdzające posiadany staż pracy w rolnictwie (m.in. umowy dotyczące nieruchomości rolnej, świadectwo pracy, zaświadczenie o odbyciu stażu), zgodnie z wymaganiami szczegółowo określonymi w art. 6 i art. 7 ust. 8–9 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego oraz przepisach rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 17 stycznia 2012 r. w sprawie kwalifikacji rolniczych posiadanych przez osoby wykonujące działalność rolniczą,
  • dokument potwierdzający nabycie przez sprzedawcę nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez sprzedawcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla gruntu (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, to dodatkowo zaświadczenie banku określające wysokość zadłużenia,
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu na danym obszarze (wydaje wójt/burmistrz),
  • decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (jeśli wydano),
  • zaświadczenie o objęciu działki uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starosta), które może być zastąpione oświadczeniem sprzedawcy, złożonym pod rygorem odpowiedzialności karnej, że działka nie jest objęta wymienionym planem ani nie wydano wobec niej wymienionej decyzji,
  • zaświadczenie o położeniu działki na terenie rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje wójt/burmistrz),
  • w przypadku gruntu zabudowanego jakimkolwiek budynkiem, świadectwo charakterystyki energetycznej tego budynku (wydaje osoba uprawniona do wystawiania świadectw w świetle rejestru),
  • odpis skrócony aktu małżeństwa sprzedawcy, jeżeli nazwisko sprzedawcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli sprzedawana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli sprzedawana nieruchomość jest nabywana do majątku wspólnego małżonków, to potrzebna jest zgoda męża albo żony w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu); wówczas wystarczające jest, gdy określone w ustawie wymogi dotyczące nabywcy nieruchomości rolnej spełnia jeden z małżonków (obojętnie, który),
  • jeżeli sprzedawana jest tylko część nieruchomości (wydzielenie działki), to ponadto:
    • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (wydaje wójt/burmistrz),
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej gruntu z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje starosta).


W niektórych przypadkach nabycia nieruchomości rolnej przez rolnika indywidualnego prawo pierwokupu tej nieruchomości może przysługiwać dzierżawcy tej nieruchomości lub Skarbowi Państwa, za którego działa KOWR (zob. art. 3 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego). Wówczas strony zawierają umowę sprzedaży nieruchomości rolnej pod warunkiem, że uprawniony nie skorzysta ze swojego prawa pierwokupu. Po stwierdzeniu, że prawo pierwokupu nie zostało wykonane (lub upływu terminu na jego wykonanie), strony zawierają osobną umowę przenoszącą własność w wykonaniu poprzedniej umowy warunkowej (co do dokumentów wymaganej do tej czynności notarialnej zob. zakładkę „Obrót nieruchomościami” – „Umowa przenosząca własność nieruchomości”).

Darowizna nieruchomości rolnej

Obrót nieruchomościami rolnymi jest istotnie ograniczony przez ustawę z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego. Przede wszystkim, według tej ustawy, nabywcą nieruchomości rolnej (jej własności, współwłasności, użytkowania wieczystego) może być tylko rolnik indywidualny, a inna osoba potrzebuje uprzedniej zgody na nabycie wydanej przez Dyrektora Generalnego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR). Dotyczy to również darowizny nieruchomości.

Nieruchomością rolną jest:

  • nieruchomość przeznaczona na cele rolne w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub
  • nieruchomość, która jest lub może być faktycznie wykorzystywana na cele rolne, co notariusz weryfikuje przede wszystkim na podstawie wypisu z rejestru gruntów i budynków oraz ewentualnie oświadczeń stron.

Ograniczeń dotyczących nabywania nieruchomości rolnych nie stosuje się też m.in. do nieruchomości rolnych:

  • o powierzchni mniejszej niż 0,3 ha,
  • będących drogami wewnętrznymi,
  • w których grunty, oznaczone w ewidencji gruntów i budynków jako grunty pod stawami, stanowią co najmniej 70% powierzchni nieruchomości,
  • położonych w granicach administracyjnych miast, jeżeli w stosunku do nich podjęto uchwałę o ustaleniu lokalizacji inwestycji mieszkaniowej albo towarzyszącej, a zbycie następuje w celu realizacji tej inwestycji,
  • które na dzień 30 kwietnia 2016 r. w ostatecznych decyzjach o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu przeznaczone są na cele inne niż rolne.


Nieruchomość, która w ogóle nie ma charakteru rolnego albo jest objęta powyższymi wyłączeniami, może być darowana na zasadach obowiązujących dla zwykłych nieruchomości gruntowych, a zatem co do jej darowania zob. zakładkę „Darowizna”.


Ograniczenie możliwości nabycia nieruchomości rolnej do rolników indywidualnych lub osób mających zgodę Dyrektora KOWR nie dotyczy jednak wybranych sytuacji, w których darowizna nieruchomości rolnej może nastąpić bez tego ograniczenia. Wyjątki te są szczegółowo wymienione w art. 2a ust. 3 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego. Do ważniejszych z nich należą:

  • nabycie nieruchomości rolnej przez osobę bliską zbywcy; za osobę bliską zbywcy uważa się rodziców, dzieci, dziadków, wnuki, dalszych wstępnych i zstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, małżonka, osoby przysposabiające i przysposobione oraz pasierbów,
  • nabycie nieruchomości rolnej o powierzchni mniejszej niż 1 ha,
  • nabycie nieruchomości rolnej w wyniku dziedziczenia oraz zapisu windykacyjnego,
  • nabycie nieruchomości rolnej w wyniku zniesienia współwłasności, podziału majątku wspólnego po ustaniu małżeństwa oraz działu spadku.

W pozostałych przypadkach nabywcą nieruchomości rolnej może być tylko rolnik indywidualny lub osoba dysponująca zgodą Dyrektora KOWR na nabycie. Do dokonania czynności notarialnej, darowizny tej nieruchomości, potrzeba wówczas następujących dokumentów:

  • dowody tożsamości stron,
  • (a) decyzja Dyrektora KOWR o wyrażeniu zgody na nabycie nieruchomości rolnej albo (b) dokumenty potwierdzające, że obdarowany, będący osobą fizyczną, jest rolnikiem indywidualnym, a powierzchnia nabywanej nieruchomości rolnej wraz z powierzchnią nieruchomości rolnych wchodzących w skład jego gospodarstwa rodzinnego nie może przekraczać powierzchni 300 ha użytków rolnych:
    • dowód potwierdzający osobiste prowadzenie gospodarstwa rolnego przez obdarowanego – pisemne oświadczenie obdarowanego, że osobiście prowadzi gospodarstwo rolne, pracując w nim i podejmując wszelkie decyzje dotyczące prowadzenia działalności rolniczej w tym gospodarstwie,
    • dowód potwierdzający, że obdarowany mieszka w gminie, na obszarze której jest położona jedna z nieruchomości rolnych wchodzących w skład gospodarstwa rolnego – zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały,
    • dowód potwierdzający, że obdarowany prowadzi gospodarstwo rodzinne, w którym łączna powierzchnia użytków rolnych jest nie większa niż 300 ha – pisemne oświadczenie obdarowanego, wskazujące łączną powierzchnię wszystkich użytków rolnych, których obdarowany jest właścicielem, użytkownikiem wieczystym, samoistnym posiadaczem lub dzierżawcą,
    • dowód posiadania kwalifikacji rolniczych przez obdarowanego – dyplom ukończenia studiów (m. in. rolnictwo, ogrodnictwo, weterynaria, technika rolnicza i leśna), dyplom ukończenia szkoły średniej lub dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe (m. in. rolnik, ogrodnik, mechanik-operator pojazdów i maszyn rolniczych, technik rolnik, technik ogrodnik), albo dokumenty potwierdzające posiadany staż pracy w rolnictwie (m.in. umowy dotyczące nieruchomości rolnej, świadectwo pracy, zaświadczenie o odbyciu stażu), zgodnie z wymaganiami szczegółowo określonymi w art. 6 i art. 7 ust. 8–9 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego oraz przepisach rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 17 stycznia 2012 r. w sprawie kwalifikacji rolniczych posiadanych przez osoby wykonujące działalność rolniczą,
  • dokument potwierdzający nabycie przez darczyńcę nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez darczyńcę nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • wypis z ewidencji gruntów i budynków dla gruntu (wydaje starosta),
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką, to dodatkowo zaświadczenie banku określające wysokość zadłużenia,
  • zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu na danym obszarze (wydaje wójt/burmistrz),
  • decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (jeśli wydano),
  • zaświadczenie o objęciu działki uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starosta), które może być zastąpione oświadczeniem darczyńcy, złożonym pod rygorem odpowiedzialności karnej, że działka nie jest objęta wymienionym planem ani nie wydano wobec niej wymienionej decyzji,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa darczyńcy, jeżeli nazwisko darczyńcy widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli darowana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli nieruchomość jest nabywana do majątku wspólnego małżonków, to wystarczające jest, gdy określone w ustawie wymogi dotyczące nabywcy nieruchomości rolnej spełnia jeden z małżonków (obojętnie, który),
  • jeżeli darowana jest tylko część nieruchomości (wydzielenie działki), to ponadto:
    • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (wydaje wójt/burmistrz),
    • wypis z ewidencji gruntów i budynków wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej gruntu z adnotacją, że dokument ten przeznaczony jest do dokonania wpisu w księdze wieczystej (wydaje starosta).

W niektórych przypadkach nabycia nieruchomości rolnej przez rolnika indywidualnego na podstawie darowizny Skarbowi Państwa, za którego działa KOWR, może przysługiwać prawo nabycia tej nieruchomości za zapłatą ceny (zob. art. 4 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego). Prawo to jest wykonywane przez oświadczenie, jakie KOWR składa nabywcy nieruchomości rolnej. Niezależnie od tego, czy zostanie ono wykonane, strony nie muszą zawierać umowy darowizny nieruchomości rolnej pod warunkiem, że uprawniony nie skorzysta ze swojego prawa nabycia. Zawierają zatem tylko jedną umowę darowizny (bezwarunkową), a to, czy prawo nabycia zostanie wykonane, należy do decyzji KOWR.

Zniesienie współwłasności nieruchomości rolnej

Zgodnie z art. 2a ust. 3 pkt 10 ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego, w przypadku zniesienia współwłasności nieruchomości rolnej nabywca nie musi być rolnikiem indywidualnym ani dysponować zgodą dyrektora KOWR na nabycie nieruchomości. Jest to niezależne od rozmiaru nieruchomości, osobistych cech nabywcy, ani relacji bliskości między współwłaścicielami. Zniesienie współwłasności nieruchomości rolnej następuje na zasadach obowiązujących dla zwykłych nieruchomości gruntowych, a zatem zob. zakładkę „Obrót nieruchomościami” – „Zniesienie współwłasności”.

Zwolnienie ze szczególnych wymagań dotyczy również podziału majątku wspólnego po ustaniu małżeństwa oraz działu spadku. Wszelkie ograniczenia dotyczące nabywania nieruchomości rolnych obowiązują jednak w przypadku tzw. podziału cywilnego, gdy współwłasność jest znoszona przez sprzedaż nieruchomości osobie trzeciej (niebędącej właścicielem). Wówczas zasady zbycia są takie, jak przy sprzedaży – co do dokumentów wymaganych do tej czynności notarialnej zob. zakładkę „Sprzedaż nieruchomości rolnej”.

Umowa z następcą

Umowa z następcą jest narzędziem pozwalającym na zmianę pokoleniową w rolnictwie. Pozwala na przekazanie gospodarstwa rolnego przez rolnika jego następcy. Przez umowę z następcą rolnik będący właścicielem (współwłaścicielem) gospodarstwa rolnego zobowiązuje się przenieść na osobę młodszą od niego co najmniej o 15 lat (następcę) własność (udział we współwłasności) i posiadanie tego gospodarstwa z chwilą nabycia prawa do emerytury lub renty inwalidzkiej, jeżeli następca do tego czasu będzie pracować w tym gospodarstwie. Ponadto umowa z następcą może zawierać inne postanowienia, w szczególności dotyczące wzajemnych świadczeń stron przed i po przeniesieniu przez rolnika własności gospodarstwa rolnego na następcę. Jeżeli w umowie z następcą albo w umowie zawartej w celu wykonania tej umowy nie postanowiono inaczej, rolnik po przeniesieniu własności gospodarstwa rolnego na następcę może żądać od niego świadczeń związanych m.in. z dożywotnim utrzymaniem i mieszkaniem dla rolnika (zbywcy). Umowa z następcą powinna być zawarta w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Nie prowadzi ona jeszcze do uzyskania własności przez następcę. W tym celu, po nabyciu przez rolnika prawa do emerytury lub renty inwalidzkiej, strony powinny zawrzeć osobną umowę przenoszącą własność gospodarstwa rolnego na następcę również w formie aktu notarialnego.


Dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie umowy z następcą oraz umowy przenoszącej własność gospodarstwa (zawieranej w wykonaniu umowy z następcą), są takie same, jak w przypadku darowizny nieruchomości rolnej. Zob. zakładkę „Darowizna nieruchomości rolnej”. Ograniczenia dotyczące nabywania nieruchomości rolnej najczęściej nie obowiązują z uwagi na to, że obrót następuje między osobami bliskimi.

Dzierżawa nieruchomości rolnej

Umowa dzierżawy pozwala na oddanie innej osobie nieruchomości rolnej (jak również innej nieruchomości gruntowej) do używania i pobierania pożytków, na czas oznaczony lub nieoznaczony, w zamian za cyklicznie płacony czynsz (albo tylko w zamian za ponoszenie przez dzierżawcę podatków i innych ciężarów związanych z gruntem, tzw. dzierżawa bezczynszowa). Umowa dzierżawy nie wymaga formy aktu notarialnego. Gdyby strony chciały ujawnić prawo dzierżawy w księdze wieczystej, to powinny zawrzeć umowę najmu co najmniej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.


Strony mogą jednak dobrowolnie nadać umowie dzierżawy formę aktu notarialnego. Do dokonania tej czynności notarialnej powinny wówczas, oprócz dowodów tożsamości stawających, przygotować numer księgi wieczystej dla nieruchomości. Jeżeli wydzierżawiana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony darczyńcy lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu). Dzierżawa nieruchomości rolnych nie podlega ograniczeniom przewidzianym w ustawie z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego (aktualnych m.in. przy sprzedaży i darowiźnie nieruchomości rolnej).

Służebności

Ustanowienie służebności drogi

Służebność gruntowa jest prawem rzeczowym, które polega na tym, że każdorazowy właściciel jednej nieruchomości (władnącej) ma prawo w oznaczonym zakresie korzystać z innej nieruchomości (obciążonej) bądź żądać od jej właściciela niewykonywania określonych działań. Prawo służebności może być ujawnione w księgach wieczystych (obu nieruchomości) i jest ono skuteczne niezależnie od tego, kto nabędzie nieruchomość władnącą lub nieruchomość obciążoną. Każda służebność gruntowa może być ustanowiona, odpłatnie albo nieodpłatnie, na czas oznaczony albo nieoznaczony, w drodze umowy w formie aktu notarialnego. Wystarcza jednak stawiennictwo do aktu samego właściciela nieruchomości obciążonej (właściciel nieruchomości władnącej może wyrazić zgodę na nabycie prawa w dowolnej formie).


Najczęstszą w praktyce postacią służebności jest prawo do przejeżdżania (przechodzenia, przeganiania bydła itp.) przez cudzą nieruchomość czyli tzw. służebność drogi. Jeżeli nieruchomość nie ma odpowiedniego dostępu do drogi publicznej lub do należących do tej nieruchomości budynków gospodarskich, jej właściciel może żądać od właścicieli gruntów sąsiednich ustanowienia za wynagrodzeniem potrzebnej służebności drogowej. Jest to wówczas obowiązkowa do ustanowienia służebność drogi koniecznej. Jeśli natomiast nieruchomość ma dostęp do drogi publicznej, to służebność drogi może być ustanowiona, jeśli zgadza się na to właściciel nieruchomości obciążonej.


Do dokonania czynności notarialnej, umowy ustanawiającej służebność drogi, potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowód tożsamości stawającego (wystarczające jest stawiennictwo do aktu właściciela nieruchomości obciążonej, przez którą ma przebiegać droga),
  • dokument potwierdzający nabycie przez właściciela nieruchomości obciążonej, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja o przydziale lokalu (w razie nabycia lokalu przez przydział od spółdzielni mieszkaniowej); decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości obciążonej (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • dokument potwierdzający nabycie przez właściciela nieruchomości władnącej (podobny jak podane powyżej),
  • numer księgi wieczystej nieruchomości władnącej,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa właściciela jednej z nieruchomości, jeżeli jego nazwisko widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli nieruchomość obciążona należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • ewentualnie wypis z rejestru gruntów i budynków (wydaje starosta) oraz dokument obejmujący zaznaczenie przebiegu drogi na mapie.

Ustanowienie innej służebności gruntowej

Oprócz omówionej powyżej służebności drogi, dopuszczalne jest ustanowienie służebności polegających na korzystaniu w oznaczonym zakresie z nieruchomości obciążonej lub ograniczeniu jej każdorazowego właściciela w korzystaniu z tej nieruchomości w inny sposób. Wobec czynności notarialnej obowiązują wówczas wymagania takie, jak w przypadku służebności drogi (zob. zakładka „Ustanowienie służebności drogi”).


Do występujących w praktyce typów służebności gruntowej (innych niż służebność drogi) należą:

  • służebność okna, polegająca na możliwości otwarcia okna, które po otwarciu przekracza granice nieruchomości,
  • służebność rynny, dająca możliwość wyprowadzania wody z rynien na cudzym gruncie,
  • służebność balkonu, uprawniająca do posiadania balkonu, który rozciąga się z przekroczeniem granicy nieruchomości,
  • służebność polegająca na korzystaniu z pewnych urządzeń znajdujących się na nieruchomości władnącej, np.:
    • służebność czerpania wody z cudzej studni,
    • służebność pozwalająca na przyłączenie się do cudzej przydomowej oczyszczalni,
  • służebności zapewniające możliwość korzystania na z fragmentu cudzej nieruchomości, np.
    • służebność ogródka przydomowego,
    • służebność garażu lub miejsca parkingowego,
    • służebności pastwiska,
    • służebność pozwalająca na czerpanie wody z cudzego źródła,
    • służebności pozwalające na korzystanie z klatki schodowej znajdującej się w obrębie cudzej nieruchomości (lokalu),
    • fragmentu gruntu leśnego w celu zbierania na nim runa lub wyrębu drzewa, fragmentu gruntu w celu posadowienia tam rusztowania i dokonania elewacji),
  • służebności budynkowe uprawniające do posadowienia części budynku na cudzym gruncie (niekiedy mogą być ustanawiane obowiązkowo na podstawie ustawy zgodnie z art. 151 Kodeksu cywilnego) lub oparcia swojego budynku o cudzy budynek,
  • służebności zakazowe (bierne) zakazujące właścicielowi nieruchomości obciążonej określonych działań, np.:
    • służebności zakazujące prowadzenia określonej działalności gospodarczej (np. dyskoteki lub restauracji),
    • służebności światła, zakazujące utrzymywania drzew przekraczających określoną wysokość, posadowienia budynku przekraczającej określoną wysokość.

Ustanowienie służebności mieszkania

Służebność mieszkania jest prawem rzeczowym, które pozwala określonej osobie mieszkać w cudzej nieruchomości (domu, lokalu), a także przyjąć na mieszkanie małżonka i dzieci małoletnie, a inne osoby o tyle, o ile są przez niego utrzymywane albo potrzebne przy prowadzeniu gospodarstwa domowego. Służebność mieszkania jest służebnością osobistą, co oznacza, że obciąża określoną nieruchomość (i jest skuteczna niezależnie od tego, kto tę nieruchomość nabędzie), lecz przysługuje tylko określonej indywidualnie osobie fizycznej (służebnikowi). Służebność mieszkania jest niezbywalna i wygasa najpóźniej z chwilą śmierci służebnika. Jest często ustanawiana przez osobę, która podarowała swój dom lub lokal komuś bliskiemu, lecz chciałaby sobie zastrzec prawo dożywotniego mieszkania w darowanej nieruchomości. Alternatywą dla ustanowienia w tej sytuacji służebności mieszkania jest zawarcie umowy dożywocia, która jednak daje dożywotnikowi dalej idące uprawnienia (nie tylko do mieszkania, lecz również m.in. do otrzymywania środków utrzymania). Co więcej, służebność mieszkania może być ustanowiona odpłatnie albo nieodpłatnie (na rzecz dowolnej osoby, a nie tylko takiej, która zbywa nieruchomość).


Ustanowienie służebności mieszkania wymaga zawarcia umowy oraz formy aktu notarialnego. Wystarczające jest jednak stawiennictwo do aktu notarialnego wyłącznie właściciela ustanawiającego służebność. Służebnik może wyrazić zgodę na nabycie prawa w dowolnej formie. Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest zawarcie umowy ustanawiającej służebność przesyłu, potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowód tożsamości stawającego (wystarczające jest stawiennictwo do aktu właściciela nieruchomości, który ustanawia służebność mieszkania),
  • dokument potwierdzający nabycie przez właściciela nieruchomości , np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja o przydziale lokalu (w razie nabycia lokalu przez przydział od spółdzielni mieszkaniowej); decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • odpis skrócony aktu małżeństwa właściciela nieruchomości, jeżeli jego nazwisko widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu).

Ustanowienie innej służebności osobistej

Nieruchomość może być obciążona innymi służebnościami osobistymi (niż omówiona w zakładce powyżej służebność mieszkania). Wszystkie służebności osobiste charakteryzują się tym, że dają niezbywalne i niedziedziczne prawo do korzystania z nieruchomości obciążonej w oznaczonym zakresie, lecz przysługują tylko indywidualnie określonej osobie fizycznej (a nie każdorazowemu właścicielowi jakiejś nieruchomości). Treść służebności osobistej, poza tą różnicą, może w pełni odpowiadać służebnościom gruntowym (zob. zakładkę „Ustanowienie innej służebności gruntowej”).


Wobec tej czynności notarialnej wymagania dotyczące dokumentów są takie, jak wskazano powyżej w odniesieniu do służebności mieszkania – zob. zakładkę „Ustanowienie służebności mieszkania”.

Ustanowienie służebności przesyłu

Służebność przesyłu jest prawem rzeczowym, które uprawnia do korzystania z urządzeń przesyłowych (służących do przesyłu płynów, pary, gazu, energii elektrycznej itp.) w obrębie cudzej nieruchomości. Prawo to może zostać ustanowione na rzecz przedsiębiorcy, który jest właścicielem tych urządzeń lub który zamierza je wybudować. Służebność przesyłu może zostać ustanowiona odpłatnie albo nieodpłatnie. W określonych sytuacjach ustawa przewiduje obowiązek jej ustanowienia przez właściciela nieruchomości (wówczas, gdy ustanowienie służebności jest koniecznie do korzystania przez przedsiębiorcę z urządzeń przesyłowych). Do ustanowienia służebności przesyłu wymagana jest umowa w formie aktu notarialnego. Wystarczające jest jednak stawiennictwo do aktu właściciela nieruchomości (zgoda przedsiębiorcy na nabycie służebności może zostać wyrażona w dowolnej formie).


Do dokonania czynności notarialnej, umowy ustanawiającej służebność przesyłu, potrzebne są następujące dokumenty:

  • dowód tożsamości stawającego (wystarczające jest stawiennictwo do aktu właściciela nieruchomości, który ustanawia służebność przesyłu),
  • dokument potwierdzający nabycie przez właściciela nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego wcześniejszej umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja o przydziale lokalu (w razie nabycia lokalu przez przydział od spółdzielni mieszkaniowej); decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości,
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • dokumenty wykazujące, że urządzenia przesyłowe są własnością przedsiębiorcy (lub takie, z których wynika zamiar ich wybudowania),
  • mapa ilustrująca przebieg linii przesyłowych i posadowienie urządzeń,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa właściciela nieruchomości, jeżeli jego nazwisko widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • dokumenty niezbędne do ustalenia zasad reprezentacji przedsiębiorcy przesyłowego, w zależności od jego formy prawnej (np. odpis z KRS lub dane niezbędne do jego uzyskania, umowa spółki lub statut, umowa lub uchwała dotycząca zarządu wspólnotą mieszkaniową itp.).

Zrzeczenie się służebności

Właściciel nieruchomości władnącej może zrzec się służebności gruntowej (np. drogi), a uprawniony może zrzec się służebności osobistej (np. mieszkania) lub służebności przesyłu. Jest to jednostronna czynność prawna uprawnionego, w przypadku której udział właściciela nieruchomości obciążonej nie jest potrzebny. Ustawa nie wymaga żadnej formy szczególnej dla zrzeczenia się służebności. Jeśli jednak służebność jest ujawniona w księdze wieczystej, to niezbędne jest zachowanie formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Wówczas notariusz poświadcza jedynie własnoręczność podpisu na dokumencie przygotowanym przez same strony. Nie składa też wniosku wieczystoksięgowego, chyba że takie jest wyraźne żądanie strony.


Strony mogą też, jeśli chcą, nadać tej czynności formę aktu notarialnego. Do tej czynności notarialnej powinny przygotować jedynie (oprócz dowodów tożsamości) wypis aktu notarialnego obejmującego ustanowienie służebności. Notariusz składa wówczas wniosek wieczystoksięgowy o wykreślenie służebności.

Szczególną postacią zrzeczenia się (przyszłej) służebności zgoda służebnika na bezobciążeniowe wydzielenie nieruchomości. Jest to oświadczenie, z którego wynika, że po podziale nieruchomości, wskutek którego z jednej powstaje kilka nieruchomości, służebność nie będzie obciążała wszystkich nieruchomości (jak wynika z zasad ogólnych), ponieważ nie powstanie na nieruchomości objętej zgodą (zrzeczeniem się) służebnika. Czynność ta, wymagająca formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, jest przydatna przy podziałach nieruchomości gruntowych (np. sprzedaż lub darowizna części gruntu) oraz wyodrębnianiu lokali.

Hipoteka i inne zabezpieczenia

Ustanowienie hipoteki

Hipoteka jest prawem rzeczowym, które zabezpiecza wierzytelność, dając wierzycielowi prawo zaspokojenia się z nieruchomości do oznaczonej sumy (tzw. sumy hipotecznej) bez względu na to, czyją stała się własnością, i z pierwszeństwem przed wierzycielami osobistymi właściciela nieruchomości. Ustanowienie hipoteki w drodze umowy wymaga formy aktu notarialnego co najmniej dla oświadczenia właściciela nieruchomości obciążanej hipoteką (oświadczenie drugie strony nie wymaga formy szczególnej). Hipoteka jest jednym z najczęstszych środków zabezpieczenia kredytu bankowego. W praktyce hipoteka często jest ustanawiana w tym samym akcie notarialnym, w którym nabywca kupuje nieruchomość za środki pochodzące z kredytu. Można wówczas ustanowić hipotekę bez udziału banku, przedkładając jedynie wymagane dokumenty. Można też jednak ustanowić hipotekę samodzielnie, w osobnym akcie notarialnym. Do powstania hipoteki niezbędny jest ponadto wpis w księdze wieczystej. Hipoteką można obciążyć prawo własności nieruchomości, użytkowanie wieczyste, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, udziały w tych prawach oraz wierzytelność zabezpieczona hipoteką.


Do czynności notarialnej ustanowienia hipoteki wymagane są następujące dokumenty:

  • dowody tożsamości stron,
  • dokument potwierdzający nabycie przez właściciela nieruchomości, np. wypis aktu notarialnego umowy darowizny, sprzedaży, dożywocia; postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli nieruchomość została odziedziczona); akt własności ziemi; decyzja o przydziale lokalu (w razie nabycia lokalu przez przydział od spółdzielni mieszkaniowej); decyzja administracyjna (w przypadku uwłaszczenia); umowa albo postanowienie sądu o dziale spadku lub zniesieniu współwłasności nieruchomości; w przypadku hipoteki ustanawianej na spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu wystarczającej jest zaświadczenie o nabyciu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (wydaje spółdzielnia mieszkaniowa),
  • numer księgi wieczystej nieruchomości (zwykle podany w jednym z powyższych dokumentów),
  • umowa kredytu (zawierająca też zgodę na ustanowienie hipoteki) lub oświadczenie wydane przez bank w trybie art. 95 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe potwierdzające zawarcie umowy kredytu, wysokość zadłużenia (wraz z odsetkami i innymi kosztami kredytu) oraz zgodę na zabezpieczenie w postaci hipoteki do określonej sumy; w przypadku wierzycieli innych niż bank potrzeba jest umowa pożyczki lub inny dokument, z którego wynika zabezpieczona wierzytelność, oraz przynajmniej pisemna zgoda wierzyciela na nabycie hipoteki (albo jego stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli na nieruchomości ustanowiono wcześniej inne hipoteki, to w zależności od sytuacji i woli stron potrzeba:
    • oświadczenia banku wydane w trybie art. 95 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe potwierdzającego, że kredyt został spłacony i wyrażającego zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej – w sytuacji, gdy doszło do spłaty kredytu,
    • żadnych szczególnych dokumentów, jeżeli nowo ustanawiana hipoteka ma być ustanowiona i wpisana na ostatnim miejscu (z najniższym pierwszeństwem w zaspokojeniu w stosunku do pozostałych hipotek),
  • jeżeli nabycie nieruchomości przez właściciela nastąpiło na podstawie dziedziczenia albo na podstawie darowizny (dokonanej po 1 stycznia 2007 r.), to również zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku,
  • jeżeli nieruchomość jest obciążona inną hipoteką, to dodatkowo zaświadczenie banku (ewentualnie innego wierzyciela) określające wysokość zadłużenia,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa właściciela, jeżeli jego nazwisko widoczne w dokumencie stanowiącym podstawę nabycia lub księdze wieczystej różni się od obecnego,
  • jeżeli obciążana nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków lub ma innych współwłaścicieli, to potrzebna jest zgoda męża albo żony lub współwłaścicieli w formie aktu notarialnego (lub ich stawiennictwo do aktu),
  • jeżeli właściciel jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, to potrzebne jest prawomocne postanowienie sądu zezwalające na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd jego majątkiem oraz dokument potwierdzający prawo do zarządu jego majątkiem (w przypadku matki lub ojca – skrócony odpis aktu urodzenia dziecka),
  • jeżeli właścicielem jest osoba prawna, to potrzebny jest odpis z właściwego rejestru (np. Krajowego Rejestru Sądowego) lub dane potrzebne do jego uzyskania z systemu teleinformatycznego, a ponadto umowa lub statut osoby prawnej oraz niezbędne zgody innych organów, jeżeli są wymagane; np. w przypadku spółdzielni mieszkaniowej wymagana jest pisemna zgoda uprawnionych z tytułu spółdzielczych praw do lokali w budynku na tej nieruchomości (nawet jeśli nie są członkami spółdzielni) oraz uchwała rady nadzorczej wyrażająca zgodę na ustanowienie hipoteki.

Zrzeczenie się hipoteki

Zrzeczenie się hipoteki następuje w drodze jednostronnej czynności prawnej wierzyciela hipotecznego. Aby możliwe było wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej, niezbędne jest złożenie oświadczenia o zrzeczeniu się hipoteki co najmniej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Do wykreślenia hipoteki z księgi wieczystej potrzeba dodatkowo oświadczenia właściciela wyrażającego zgodę na takie wykreślenie (lub, alternatywnie, zgodę na wpis do księgi wieczystej uprawnienia do rozporządzenia opróżnionym miejscem hipotecznym). Przy zachowaniu jedynie formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym notariusz poświadcza tylko własnoręczność podpisu na dokumentach przygotowanych przez strony. Nie składa też wniosku wieczystoksięgowego, chyba że takie jest wyraźne żądanie strony.


Wierzyciel hipoteczny może też złożyć oświadczenie o zrzeczeniu się hipoteki w formie aktu notarialnego (podobnie jak właściciel nieruchomości wyrażający zgodę na wykreślenie hipoteki lub wpisanie do księgi prawa do rozporządzenia opróżnionym miejscem hipotecznym). Do tej czynności notarialnej strony powinny przygotować jedynie (oprócz dowodów tożsamości) wypis aktu notarialnego lub innego dokumentu potwierdzającego ustanowienie hipoteki. Notariusz, w zależności od woli właściciela nieruchomości wyrażonej w tym akcie, składa wówczas wniosek wieczystoksięgowy o wykreślenie hipoteki albo o wpisanie na jej miejsce prawa do rozporządzenia opróżnionym miejscem hipotecznym, którym właściciel może rozporządzić na rzecz innego wierzyciela hipotecznego (jednego z dotychczasowych bądź nowego, na rzecz którego dopiero ustanowi hipotekę) – zob. zakładkę „Rozporządzenie opróżnionym miejscem hipotecznym”.

Szczególną postacią zrzeczenia się (przyszłej) hipoteki jest tzw. zgoda wierzyciela hipotecznego (np. banku) na bezobciążeniowe odłączenie nieruchomości. Jest to oświadczenie, z którego wynika, że po podziale nieruchomości albo wyodrębnieniu z niej lokalu hipoteka nie będzie obciążała wszystkich nieruchomości (jak wynika z zasad ogólnych), ponieważ nie powstanie na części nieruchomości (lokalu) objętej zgodą (zrzeczeniem się) wierzyciela. Ta czynność notarialna, wymagająca formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (z wyjątkiem hipoteki bankowej, wobec której wystarczy pisemne oświadczenie banku), jest przydatna przy podziałach nieruchomości gruntowych (np. sprzedaż lub darowizna części gruntu) oraz wyodrębnianiu lokali.

Rozporządzenie opróżnionym miejscem hipotecznym

W razie wygaśnięcia hipoteki (lub przeniesienie jej na inne miejsce) właścicielowi nieruchomości przysługuje w granicach wygasłej hipoteki uprawnienie do rozporządzania opróżnionym miejscem hipotecznym. Może on ustanowić na tym miejscu nową hipotekę albo przenieść na nie za zgodą uprawnionego którąkolwiek z hipotek obciążających nieruchomość. Hipoteka taka korzysta z pierwszeństwa, jakie przysługiwało wygasłej hipotece. Uprawnienie do rozporządzenia opróżnionym miejscem hipotecznym powstaje niezależnie od tego, z jakiej przyczyny wygasła hipoteka (np. z powodu całkowitej spłaty zabezpieczonej wierzytelności albo zrzeczenia się hipoteki), chyba że miejsce hipoteczne opróżniło się wskutek egzekucji z nieruchomości. Po wygaśnięciu hipoteki właściciel decyduje, składając oświadczenie i wniosek wieczystoksięgowy o odpowiedniej treści, czy wyrazić zgodę na wykreślenie tej hipoteki (co spowoduje, że hipoteka z niższym pierwszeństwem posunie się na jej miejsce), czy też zachować uprawnienie do rozporządzenia opróżnionym miejscem hipotecznym w przyszłości. Oświadczenie takie wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Rozporządzenie opróżnionym miejscem hipotecznym może nastąpić jednocześnie z wykreśleniem dotychczasowej hipoteki albo po takim wykreśleniu (jeżeli prawo do rozporządzenia miejscem zostało ujawnione w księdze wieczystej). Rozporządzenie następuje:

  • na rzecz nowego wierzyciela hipotecznego, dla którego ustanawiana jest nowa hipoteka – wówczas jest ono częścią oświadczenia o ustanowieniu hipoteki i wobec czynności notarialnej obowiązują takie wymagania, jak przy ustanowieniu hipoteki, m.in. wymaga się formy aktu notarialnego, przy czym (jeśli wygasła hipoteka jest nadal wpisana do księgi wieczystej) dodatkowo potrzeba oświadczenia banku (lub innego wierzyciela hipotecznego) potwierdzającego spłatę całej wierzytelności zabezpieczonej hipoteką i wygaśnięcie hipoteki (opróżniającej miejsce hipoteczne) – zob. zakładkę „Ustanowienie hipoteki”,
  • na rzecz dotychczasowego wierzyciela hipotecznego (który dotąd miał pierwszeństwo niższe od wygasłej hipoteki) – wówczas rozporządzenie opróżnionym miejscem hipotecznym następuje w drodze odrębnej umowy, zawieranej między właścicielem i wierzycielem hipotecznym (mającym nabyć pierwszeństwo), o przeniesieniu opróżnionego miejsca hipotecznego, w ramach której wierzycielowi hipotecznemu przyznawane jest pierwszeństwo, jakie miała wygasła hipoteka; dla takiej umowy wymagana jest umowa w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a do tej czynności notarialnej, oprócz dowodów tożsamości stron, wystarczy okazanie oświadczenia banku o wysokości zadłużenia z tytułu wierzytelności zabezpieczonej hipoteką (albo oświadczenia innego wierzyciela hipotecznego) oraz (jeśli wygasła hipoteka jest nadal wpisana do księgi wieczystej) oświadczenie banku (lub innego wierzyciela hipotecznego) potwierdzającego spłatę całej wierzytelności zabezpieczonej hipoteką i wygaśnięcie hipoteki (opróżniającej miejsce hipoteczne).

Hipoteka na rzecz administratora hipoteki

W celu zabezpieczenia hipoteką kilku wierzytelności przysługujących różnym podmiotom, a służącym sfinansowaniu tego samego przedsięwzięcia, wierzyciele powołują administratora hipoteki. Administratorem może być jeden z wierzycieli albo osoba trzecia. Powołanie administratora hipoteki nie wymaga formy aktu notarialnego. To jednak administrator hipoteki powinien zawrzeć umowę o ustanowieniu hipoteki oraz wykonywać inne prawa i obowiązki wierzyciela hipotecznego. W księdze wieczystej jako wierzyciela hipotecznego wpisuje się administratora hipoteki. Poza tą różnicą, wymagania dotyczące ustanowienia hipoteki na rzecz administratora hipoteki nie różnią się istotnie od ogólnych wymagań dotyczących czynności notarialnej ustanowienia hipoteki, przy czym należy dodatkowo okazać umowę o powołaniu administratora hipoteki – zob. zakładkę „Ustanowienie hipoteki”.

Czynności związane z zastawem rejestrowym

Ustanowienie zastawu rejestrowego nie wymaga żadnej z form notarialnych, choć strony mogą nadać formę aktu notarialnego, na przykład, umowie o ustanowienie zastawu rejestrowego. Szczególną kompetencją notariuszy związaną z realizacją zastawu rejestrowego jest przeprowadzenie sprzedaży przedmiotu zastawu rejestrowego. Zgodnie z art. 24 ustawy z 6 grudnia 1996 r. o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów, umowa zastawnicza może przewidywać, że zaspokojenie zastawnika nastąpi przez sprzedaż przedmiotu zastawu rejestrowego w drodze przetargu publicznego, który przeprowadzi notariusz lub komornik, w terminie 14 dni od dnia złożenia przez zastawnika wniosku o dokonanie sprzedaży.

Do czynności notarialnej, która polega na przeprowadzeniu takiej sprzedaży, niezbędne są:

  • dowód tożsamości i wniosek stawającego zastawnika, zawierający m.in. dane zastawnika, zastawcy, opis przedmiotu podlegającego sprzedaży, określający wartość przedmiotu zastawu rejestrowego (jeżeli została ona ustalona przez strony) oraz wskazanie, w czyim posiadaniu i gdzie znajduje się przedmiot zastawu rejestrowego, a także czy i kiedy można ją oglądać,
  • poświadczony przez zastawnika odpis umowy zastawniczej, upoważniającej do zaspokojenia zastawnika przez sprzedaż w drodze przetargu publicznego,
  • odpis postanowienia sądu o wpisie zastawu rejestrowego do rejestru zastawów lub odpis z rejestru zastawów,
  • odpis pisma zastawnika do zastawcy, wraz z dowodem doręczenia lub dowodem nadania, zawiadamiającego zastawcę o zamiarze sprzedaży przedmiotu zastawu rejestrowego w drodze przetargu publicznego,
  • umowa lub inny dokument stwierdzający zabezpieczoną wierzytelność.

Depozyt notarialny

Formą zabezpieczenia wykonania umowy może być złożenie pieniędzy u notariusza na przechowanie. Kupujący oddaje je na przechowanie notariuszowi, wskazując osobę sprzedawcy, który jest uprawniony do odebrania pieniędzy, np. w wyznaczonym czasie lub po spełnieniu się wyznaczonego warunku. Jest to wtedy forma zabezpieczenia wykonania umowy. Na temat tej czynności notarialnej zob. zakładkę „Depozyty”.

Poddanie się egzekucji

Poddanie się egzekucji przez dłużnika w akcie notarialnym wzmacnia pozycję wierzyciela, który na wypadek braku wykonania obowiązku przez dłużnika nie będzie musiał pozywać dłużnika do sądu w celu uzyskania tytułu egzekucyjnego. Akt notarialny obejmujący poddanie się egzekucji stanowi samodzielny tytuł egzekucyjny. Po nadaniu mu klauzuli wykonalności przez sąd wierzyciel może na jego podstawie prowadzić egzekucję, ewentualna niezasadność tytułu może być natomiast zwalczana przez samego dłużnika w drodze powództwa przeciwegzekucyjnego, co oznacza odwrócenie ciężaru procesowego (standardowo spoczywającego na wierzycielu). Poddanie się egzekucji jest zwykle częścią umowy zawartej przez strony w formie aktu notarialnego (np. sprzedaży). Może ono jednak zostać dokonane jako osobna czynność notarialna w formie aktu notarialnego.

Akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji, wymaga jako czynność notarialna wyłącznie stawiennictwa tego dłużnika, a oprócz jego dowodu tożsamości niezbędny jest dokument (np. umowy) albo dokumenty stwierdzające obowiązek dłużnika objęty aktem poddania się egzekucji, jak również stwierdzające świadczenie wierzyciela wzajemne z terminem jego wykonania.

Pełnomocnictwa i zgody

Pełnomocnictwo do sprzedaży, darowizny lub zawarcia innej umowy dotyczącej nieruchomości

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy w imieniu mocodawcy. Przedmiotem pełnomocnictwa może być zawarcie umowy sprzedaży, darowizny, zniesienia współwłasności albo innej umowy zobowiązującej do przeniesienia własności lub przenoszącej własność nieruchomości. Takie pełnomocnictwa wymagają formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.


Wobec takiej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów z wyjątkiem dowodu tożsamości stawającego, którym w przypadku pełnomocnictwa jest wyłącznie mocodawca (udział pełnomocnika jest zbędny).

Można udzielić pełnomocnictwa do zawarcia innych umów. Jeśli same te umowy nie wymagają formy aktu notarialnego, to również pełnomocnictwo do ich zawarcia nie wymaga takiej formy (dotyczy to np. umowy przedwstępnej albo umowy sprzedaży rzeczy ruchomej). W odniesieniu do umowy zbycia udziałów w spółce z o.o., która sama wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, analogicznie wymaganie obowiązuje wobec pełnomocnictwa do jej zawarcia.

Niektóre czynności ze swej istoty nie mogą być dokonywane przez pełnomocnika jako ściśle osobiste (np. testament, złożenie zapewnień niezbędnych do uzyskania aktu poświadczenia dziedziczenia).

Pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki

Pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki wymaga formy aktu notarialnego, tylko jeżeli jest ona wymagana dla umowy zawiązującej dany typ spółki. Obowiązek zachowania formy aktu notarialnego obowiązuje wobec spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej (a nie obowiązuje wobec spółki cywilnej, jawnej i partnerskiej).

Wobec takiej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów z wyjątkiem dowodu tożsamości stawającego, którym w przypadku pełnomocnictwa jest wyłącznie mocodawca (udział pełnomocnika jest zbędny).

Pełnomocnictwa rodzajowe, w tym do zarządzania nieruchomością

Dopuszczalne jest pełnomocnictwo obejmujące swoim zakresem pewną kategorię czynności. Pełnomocnik nie musi wówczas dysponować osobnym pełnomocnictwem wobec dokonania każdej osobnej czynności, lecz powołuje się na jedno pełnomocnictwo przy wszystkich czynnościach danego typu. Przykładem tego tzw. pełnomocnictwa rodzajowego jest pełnomocnictwo do zarzadzania nieruchomością, które stosownie do woli mocodawcy może obejmować np. zawieranie i wykonywanie umów najmu, umów niezbędnych do konserwacji nieruchomości, czynności potrzebnych w procesie budowlanym itp. W zasadzie takie pełnomocnictwo nie wymaga formy aktu notarialnego (chyba że któraś z objętych nim czynności musi być dokonana w takiej formie). Mocodawca może jednak nadać mu taką formę.

Wobec takiej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów z wyjątkiem dowodu tożsamości stawającego, którym w przypadku pełnomocnictwa jest wyłącznie mocodawca (udział pełnomocnika jest zbędny).

Pełnomocnictwo ogólne

Mocodawca może udzielić innej osobie pełnomocnictwa, które obejmuje wszelkie czynności zarządu majątkiem mocodawcy. Zakres tego pełnomocnictwa musi ograniczać się do tzw. czynności zwykłego zarządu. Chodzi o czynności typowe, powtarzalne i niepowodujące nadmiernego ryzyka dla mocodawcy. Pełnomocnik mający pełnomocnictwo ogólne nie musi wówczas dysponować osobnym pełnomocnictwem wobec dokonania każdej osobnej czynności, lecz powołuje się na jedno pełnomocnictwo przy wszystkich czynnościach mieszczących się w granicach zwykłego zarządu. To tzw. pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Mocodawca może jednak nadać mu formę aktu notarialnego.

Wobec takiej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów z wyjątkiem dowodu tożsamości stawającego, którym w przypadku pełnomocnictwa jest wyłącznie mocodawca (udział pełnomocnika jest zbędny).

Zgoda małżonka, współspadkobiercy lub współwłaściciela

Od pełnomocnictwa odróżnia się tzw. zgody osób trzecich. Są to oświadczenia osób współuprawnionych np. do nieruchomości. Ustawa wymaga zgody tych osób, aby czynność (np. umowa sprzedaży, darowizny, ustanowienie hipoteki, oddanie w najem) dokonana przez jednego z nich bez udziału innych współuprawnionych była skuteczna. Na przykład, art. 37 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego wymaga zgody małżonka na zbycie lub obciążenie nieruchomości albo darowiznę dokonaną przez drugiego małżonka, jeżeli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków. Podobnie, do sprzedaży i innych czynności dotyczących wspólnej nieruchomości, której dokonał jeden ze współwłaścicieli albo jeden ze spadkobierców, wymagana jest zgoda pozostałych.

Zgoda małżonka, współwłaściciela lub spadkobiercy jest często udzielana w tym samym akcie notarialnym, w którym dokonano umowy wymagającej tej zgody (bądź jest pochłaniania przez fakt uczestnictwa małżonka, współwłaściciela lub spadkobiercy w dokonaniu tej czynności). Zgoda taka moze jednak zostać wyrażona w osobnym akcie notarialnym (nawet u zupełnie innego notariusza niż ten, który udokumentował zawarcie umowy będącej przedmiotem zgody). Zgoda małżonka, współwłaściciela lub spadkobiercy wymaga formy aktu notarialnego, jeżeli forma ta obowiązuje wobec czynności, której zgoda dotyczy. Może ona zostać wyrażona przed dokonaniem czynności albo po jej dokonaniu. Taka czynność notarialna nie wymaga żadnych szczególnych dokumentów oprócz dowodu tożsamości stawającego, którym jest wyłącznie osoba udzielająca zgody (a już nie pozostali współuprawnieni).

Przedsiębiorstwa i spółki

Zbycie, obciążenie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa

Przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej. Może ono, jako całość gospodarcza, zostać zbyte na podstawie umowy sprzedaży, darowizny, zamiany albo tytułem wniesienia wkładu niepieniężnego do spółki. Przedsiębiorstwo może też być oddane do używania i pobierana pożytków innej osobie na podstawie umowy dzierżawy. Zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa wymagają formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Jeżeli jednak w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, to niezbędne jest zachowanie formy aktu notarialnego.

Do czynności notarialnej, jaką jest poświadczenie podpisu na umowie dotyczącej przedsiębiorstwa, nie są potrzebne żadne szczególne dokumenty (z wyjątkiem dowodów tożsamości stawających, zbywcy i nabywcy). W przypadku zbycia przedsiębiorstwa z zachowaniem formy aktu notarialnego, niezbędne jest przedstawienie dokumentów dotyczących poszczególnych składników przedsiębiorstwa, a w szczególności należących do niego nieruchomości. Są to te same dokumenty, których wymaga się przy darowiźnie albo sprzedaży nieruchomości, w zależności od tego, na podstawie której z tych czynności (umowy sprzedaży bądź umowy darowizny) przedsiębiorstwo jest zbywane – zob. zakładki na temat czynności notarialnych „Darowizna” i „Obrót nieruchomościami”.

Spółka cywilna

Zawarcie umowy spółki cywilnej nie wymaga formy aktu notarialnego. Sytuacja jednak zmienia się, jeżeli wspólnicy jako wkład do spółki pragną wnieść nieruchomość. Wówczas obowiązuje wymaganie formy aktu notarialnego dla całej umowy spółki.

Do zawarcia umowy spółki nie są potrzebne szczególne dokumenty (oprócz dowodów tożsamości stawających wspólników). Jeśli jednak wspólnicy jako wkład wnoszą nieruchomość, to należy przygotować takie dokumenty, jakich wymaga się w odniesieniu do czynności notarialnej darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

Spółka jawna

Zawarcie umowy spółki jawnej nie wymaga formy aktu notarialnego. Zgodnie z orzecznictwem, zwykła forma pisemna wystarczy, nawet jeżeli wspólnicy zaciągają zobowiązanie do wniesienia nieruchomości do spółki tytułem wkładu. Pisemna umowa spółki jawnej o tej treści jest ważna, a konieczne jest jedynie zawarcie dodatkowej umowy przenoszącej własność nieruchomości na spółkę w formie aktu notarialnego.

Do zawarcia umowy spółki jawnej nie są potrzebne szczególne dokumenty (oprócz dowodów tożsamości stawających wspólników). Jeśli jednak wspólnicy jako wkład wnoszą nieruchomość, to należy przygotować takie dokumenty, jakich wymaga się w odniesieniu do czynności notarialnej darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

Spółka partnerska

Zawarcie umowy spółki partnerskiej nie wymaga formy aktu notarialnego. Zgodnie z orzecznictwem, zwykła forma pisemna wystarczy, nawet jeżeli partnerzy zaciągają zobowiązanie do wniesienia nieruchomości do spółki tytułem wkładu. Pisemna umowa spółki partnerskiej o tej treści jest ważna, a konieczne jest jedynie zawarcie dodatkowej umowy przenoszącej własność nieruchomości na spółkę w formie aktu notarialnego.

Do zawarcia umowy spółki partnerskiej, oprócz dowodów tożsamości stawających wspólników, potrzebne są dokumenty poświadczające ich uprawnienia do wykonywania jednego z wolnych zawodów, o których mowa w art. 88 Kodeksu spółek handlowych. Jeśli jednak partnerzy jako wkład wnoszą nieruchomość, to należy przygotować takie dokumenty, jakich wymaga się w odniesieniu do czynnośi notarialnej darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

Spółka komandytowa

Umowa spółki komandytowej wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy też zmiany umowy spółki lub przystąpienia nowego wspólnika (chyba że zmiana wspólnika następuje w trybie zgodnego z umową spółki zbycia ogółu praw i obowiązków wspólnika).

Do czynności notarialnej, zawarcia umowy spółki komandytowej, oprócz dowodów tożsamości stawających wspólników, potrzebne są dokumenty dotyczące przedmiotów wnoszonych tytułem wkładu. Jeśli wspólnicy jako wkład wnoszą nieruchomość, to należy przygotować takie dokumenty, jakich wymaga się w odniesieniu do darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

W zakresie uchwał podejmowanych w toku funkcjonowania spółki zob. zakładkę na temat czynności notarialnej „Protokoły”.

Spółka komandytowo-akcyjna

Formy aktu notarialnego wymaga statut spółki komandytowo-akcyjnej, który podpisują co najmniej wszyscy komplementariusze. W formie aktu notarialnego następuje też złożenie oświadczenia założycieli tej spółki o zawiązaniu spółki komandytowo-akcyjnej oraz oświadczenia akcjonariuszy o objęciu akcji. Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy również zmiany statutu (łącznie z obniżeniem lub podwyższeniem kapitału zakładowego, o ile nie następuje ono na mocy postanowień statutu). Formy aktu notarialnego wymaga ponadto oświadczenie komplementariuszy o wysokości objętego kapitału zakładowego w przypadku jego „widełkowego” określenia. Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy też przystąpienia nowego komplementariusza, chyba że następuje w trybie zbycia ogółu praw i obowiązków komplementariusza (na mocy postanowień statutu spółki).

Do czynności notarialnej obejmującej akt dokumentujący oświadczenia założycieli spółki komandytowo-akcyjnej o związaniu spółki, objęciu akcji oraz ewentualnie statut potrzebne są, poza ich dowodami osobistymi, dokumenty dotyczące przedmiotów wnoszonych tytułem wkładu (w odniesieniu do nieruchomości takie, jak przy darowiźnie – zob. zakładkę „Darowizna”).


W zakresie uchwał podejmowanych w toku funkcjonowania spółki zob. zakładkę na temat czynności notarialnej „Protokoły”.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy też zmiany umowy spółki (łącznie z obniżeniem lub podwyższeniem kapitału zakładowego, o ile nie następuje ono na mocy postanowień umowy spółki) oraz przystąpienia nowego wspólnika obejmującego nowe udziały (chyba że zmiana wspólnika następuje w trybie zbycia udziałów w spółce). Formy aktu notarialnego wymagają też wszelkie umowy zawierane między spółką a jedynym wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z członkiem zarządu, który jest jednocześnie jedynym członkiem jej zarządu.

Do zawarcia czynności notarialnej, umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, oprócz dowodów tożsamości stawających wspólników, potrzebne są dokumenty dotyczące przedmiotów wnoszonych tytułem wkładu. Jeśli wspólnicy jako wkład wnoszą nieruchomość, to należy przygotować takie dokumenty, jakich wymaga się w odniesieniu do darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

W zakresie uchwał podejmowanych w toku funkcjonowania spółki zob. zakładkę na temat czynnośi notarialnej „Protokoły”.

Spółka akcyjna

Formy aktu notarialnego wymaga nie tylko statut spółki akcyjnej, lecz również oświadczenia założycieli tej spółki o zawiązaniu spółki akcyjnej i objęciu akcji. Wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy też zmiany statutu (łącznie z obniżeniem lub podwyższeniem kapitału zakładowego, o ile nie następuje ono na mocy postanowień statutu). Ustawa wymaga też formy aktu notarialnego dla wszelkich umów zawieranych między spółką akcyjną i jej jedyny akcjonariuszem, który jest również jedynym członkiem jej zarządu. Formy aktu notarialnego wymaga ponadto oświadczenie zarządu o wysokości objętego kapitału zakładowego w przypadku jego „widełkowego” określenia w trybie art. 310 § 2 Kodeksu spółek handlowych.

Do czynności notarialnej obejmującej akt dokumentujący oświadczenia założycieli spółki akcyjnej o związaniu spółki i objęciu akcji potrzebne są, poza ich dowodami osobistymi, dokumenty dotyczące przedmiotów wnoszonych tytułem wkładu (w odniesieniu do nieruchomości takie, jak przy darowiźnie – zob. zakładkę „Darowizna”), a niekiedy też (w przypadku prowadzenia przez spółkę działalności regulowanej) dodatkowe zezwolenia administracyjne.


W zakresie uchwał podejmowanych w toku funkcjonowania spółki zob. zakładkę „Protokoły”.

Prosta spółka akcyjna

Umowa prostej spółki akcyjnej wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Formy aktu notarialnego wymagają też podejmowane w toku działalności spółki uchwały, jeżeli dotyczą zmiany umowy spółki, a ponadto umowy między spółką i jedynym akcjonariuszem, który jest również jedynym członkiem zarządu prostej spółki akcyjnej.

Do czynności notarialnej. zawarcia umowy prostej spółki akcyjnej, oprócz dowodów tożsamości stawających wspólników, potrzebne są dokumenty dotyczące przedmiotów wnoszonych tytułem wkładu. Jeśli wspólnicy jako wkład wnoszą nieruchomość, to należy przygotować takie dokumenty, jakich wymaga się w odniesieniu do darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

Dodatkową czynnością notarialną, która może zostać dokonana przez notariusza w przypadku prostej spółki akcyjnej, jest prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Każda prosta spółka akcyjna musi zawrzeć umowę o prowadzenie takiego rejestru albo z notariuszem, albo z podmiotem uprawnionym do prowadzenia rachunków papierów wartościowych.

W zakresie uchwał podejmowanych w toku funkcjonowania spółki zob. zakładkę „Protokoły”.

Przeniesienie ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej

Przeniesienie ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej jest dopuszczalne, jeżeli umowa spółki na to zezwala. Czynność ta nie wymaga formy aktu notarialnego, niezależnie od formy, w jakiej zawarto umowę spółki i niezależnie od składu majątku spółki. Wymaganie takie mogłoby co najwyżej być wprowadzone w umowie spółki. Strony mogą też dobrowolnie nadać zawieranej umowie formę aktu notarialnego. Wówczas do czynności notarialnej należy przygotować, oprócz dowodów tożsamości, umowę spółki oraz dane niezbędne do uzyskania odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego.

Zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Przeniesienie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością odbywa się zwykle na podstawie umowy sprzedaży lub darowizny, które powodują przejście udziałów na nabywcę. Umowa taka wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. W tym, przypadku notariusz poświadcza tylko podpisy stron na przygotowanym przez nie dokumencie. Żadne szczególne dokumenty do tej czynności notarialnej, oprócz dowodów tożsamości stron, nie są wymagane. Strony mogą jednak zdecydować się na to, by zbycie udziałów nastąpiło w formie aktu notarialnego. Wówczas akt dokumentujący zawartą umowę jest sporządzany przez notariusza. Należy wtedy dodatkowo przygotować umowę spółki i dane niezbędne do uzyskania odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego.

Zbycie akcji

Przeniesienie akcji odbywa się zwykle na podstawie umowy sprzedaży lub darowizny, które łącznie z dopełnieniem wymagań obowiązujących dla przeniesienia akcji (wpis w rejestrze) powodują nabycie wszystkich uprawnień akcjonariusza przez nabywcę. Taka umowa nie wymaga formy aktu notarialnego. Wymaganie takie mogłoby co najwyżej być wprowadzone w statucie. Strony mogą też dobrowolnie nadać zawieranej umowie zbycia akcji formę aktu notarialnego. Wówczas do czynności notarialnej należy przygotować, oprócz dowodów tożsamości, statut spółki, dokument wykazujący status akcjonariusza (w spółkach prywatnych – świadectwo rejestrowe, a w spółkach publicznych – świadectwo depozytowe) oraz dane niezbędne do uzyskania odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego.

Protokołowanie uchwał i zgromadzeń

Zob. zakładkę na temat czynności notarialnej „Protokoły”.

Inne podmioty

Fundacja

Fundacja (zwykła) jest osobą prawną, którą fundator wyposaża w majątek i ustanawia dla realizacji celów społecznie lub gospodarczo użytecznych, w szczególności takich, jak: ochrona zdrowia, rozwój gospodarki i nauki, oświata i wychowanie, kultura i sztuka, opieka i pomoc społeczna, ochrona środowiska oraz opieka nad zabytkami. Od fundacji rodzinnej (o której mowa w kolejnej zakładce), odróżnia ją to, że jej zadaniem jest realizacja celu publicznego (a nie prywatnego). Fundacja (zwykła) działa dla pewnych ważnych celów, lecz nie dla konkretnych, oznaczonych osób.

Do założenia fundacji niezbędne są co najmniej trzy czynności: ustanowienie fundacji w akcie założycielskim (wymagające formy aktu notarialnego i stanowiące zawsze czynność notarialną), nadanie fundacji statutu (wymagające formy aktu notarialnego i stanowiące zawsze czynność notarialną) oraz wniesienie do fundacji majątku (wymagające formy aktu notarialnego, jeżeli dotyczy nieruchomości). Mogą one być połączone w jednym akcie notarialnym lub podzielone w osobnych aktach notarialnych. Akt założycielski fundacji rodzinnej może też być częścią testamentu notarialnego. Do sporządzenia aktu założycielskiego i statutu jako czynności notarialnych nie są wymagane szczególne dokumenty (z wyjątkiem dowodu tożsamości fundatora). Wniesienie do fundacji nieruchomości wymaga natomiast przygotowania takich dokumentów, jakie są potrzebne przy darowiźnie nieruchomości – zob. zakładkę „Darowizna”.

Fundacja rodzinna

Fundacja rodzinna jest osobą prawną, którą fundator wyposaża w majątek i ustanawia w celu gromadzenia mienia, zarządzania nim w interesie beneficjentów oraz spełniania świadczeń na rzecz beneficjentów. Sensem istnienia fundacji rodzinnej jest dbanie o powierzony jej majątek i rozdzielanie osiąganych z niego korzyści między wybranych przez fundatora beneficjentów. Od zwykłej fundacji (o której mowa w poprzedniej zakładce), odróżnia ją to, że jej zadaniem jest realizacja celu prywatnego, np. zabezpieczenia majątkowego konkretnej rodziny (a nie celu publicznego, jak w przypadku zwykłej fundacji). Fundacja rodzinna działa dla konkretnych, oznaczonych osób.

Do założenia fundacji rodzinnej niezbędne są co najmniej trzy czynności: ustanowienie fundacji w akcie założycielskim (wymagające formy aktu notarialnego i stanowiące zawsze czynność notarialną), nadanie fundacji rodzinnej statutu (wymagające formy aktu notarialnego i stanowiące zawsze czynność notarialną) oraz wniesienie do fundacji majątku (wymagające formy aktu notarialnego, jeżeli dotyczy nieruchomości, lub podpisu notarialnie poświadczonego, jeżeli dotyczy udziałów w spółce z o.o.). Mogą one być połączone w jednym akcie notarialnym lub podzielone w osobnych aktach notarialnych. Akt założycielski fundacji rodzinnej może też być częścią testamentu notarialnego. Do sporządzenia aktu założycielskiego i statutu fundacji rodzinnej jako czynności notarialnych nie są wymagane szczególne dokumenty (z wyjątkiem dowodu tożsamości fundatora). Wniesienie do fundacji rodzinnej nieruchomości wymaga natomiast przygotowania takich dokumentów, jakie są potrzebne przy darowiźnie nieruchomości – zob. zakładkę na temat czynności notarialnej „Darowizna”.

Kooperatywa mieszkaniowa

Kooperatywa mieszkaniowa nie jest osobą prawną (podmiotem), lecz polega na współdziałaniu określonych osób w celu realizacji inwestycji mieszkaniowej. Umowa kooperatywy mieszkaniowej określa zasady współpracy przy realizacji przedsięwzięcie inwestycyjno-budowlane służącego zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych członków tej kooperatywy mieszkaniowej (lub członków spółdzielni mieszkaniowej, która uczestniczy w kooperatywie). Przypomina ona spółkę cywilną (a nawet, poza opisaną formą kooperatywy, alternatywnie może ona być realizowana na podstawie umowy spółki cywilnej). Umowę określającą zasady współdziałania członków kooperatywy mieszkaniowej zawiera się w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności.

Do dokonania czynności notarialnej, umowy kooperatywy mieszkaniowej, niezbędne jest przedstawienie dowodu zawarcia umowy rachunku powierniczego (z którego ponoszone są wydatki w związku z realizacją inwestycji mieszkaniowej), przygotowanie wymaganych prawem załączników (pisemnej informacji, że do współdziałania na podstawie tej umowy nie mają zastosowania przepisy ustawy deweloperskiej, a w szczególności że środki pieniężne wpłacane na poczet realizacji tej umowy nie są objęte ochroną przewidzianą w tej ustawie, oraz zgody uczestników kooperatywy na takie rozwiązanie), a ponadto dokumenty dotyczące poszczególnych podmiotów wchodzących w skład kooperatywy (p. dowody tożsamości osób fizycznych, statut i odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego spółdzielni lub spółek itp.).

Umowy dotyczące zarządu nieruchomością wspólną w ramach wspólnoty mieszkaniowej

Sposób zarządu nieruchomością wspólną może zostać określony:

  • w umowie ustanawiającej odrębną własność pierwszego z wyodrębnianych lokali, wymagającej formy aktu notarialnego,
  • albo później na podstawie umowy zawartej przez właścicieli wszystkich lokali również w formie aktu notarialnego,
  • a ponadto na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza (zob. zakładkę „Protokoły”).


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest zawarcie umowy określającej lub zmieniającej sposób zarządu nieruchomością wspólną, potrzebne jest stawiennictwo do aktu notarialnego właścicieli wszystkich lokali należących do danej wspólnoty mieszkaniowej. Dopuszczalne jest zawarcie tej umowy przez pełnomocnika, jeżeli pełnomocnictwa udzielono w formie aktu notarialnego. Wówczas należy przygotować wypis aktu notarialnego z pełnomocnictwem. W przypadku lokalu należących do małżeńskiego majątku wspólnego wystarczające jest stawiennictwo do aktu jednego z małżonków (a zgoda drugiego nie jest wymagana).


Jeżeli wybrany sposób zarządu nieruchomością wspólną polega na tym, że zarządzanie powierzone jest osobie trzeciej, to oprócz umowy ustanawiającej taki sposób zarządu zawiera się osobną umowę z wybranym zarządcą regulującą jego prawa i obowiązki. Ta ostatnia umowa nie wymaga formy aktu notarialnego.


Określony przez właścicieli lokali sposób zarządu nieruchomością wspólną podlega wpisowi do księgi wieczystej i jest skuteczny wobec przyszłych nabywców lokali.

Protokołowanie uchwał, zebrań i zgromadzeń spółdzielni, wspólnoty mieszkaniowej lub innych podmiotów

Zob. zakładkę na temat innej czynności notarialnej „Protokoły”.

Sprawy rodzinne

Umowy majątkowe małżeńskie (intercyzy)

Umowa majątkowa małżeńska (tzw. intercyza) pozwala na wybranie przez męża i żonę jednego z dopuszczonych przez ustawę ustrojów majątkowych małżeńskich (wspólności ustawowej, wspólności rozszerzonej lub ograniczonej, rozdzielności majątkowej lub rozdzielności majątkowej z wyrównaniem dorobków). Małżonkowie mogą zawrzeć umowę regulującą ich stosunki majątkowe przed zawarciem związku małżeńskiego lub w dowolnym momencie po jego zawarciu. Umowa taka wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Do dokonania tej czynności notarialnej wystarczą dowody tożsamości małżonków i ewentualnie odpis skrócony aktu małżeństwa (jeśli małżeństwo już zawarto) oraz wypis aktu notarialnego zawartej wcześniej umowy majątkowej małżeńskiej (jeśli dotyczy).

Umowa majątkowa małżeńska zmierza do ustanowienia innego ustroju niż aktualnie obowiązujący. Jeśli małżonkowie nigdy nie zawierali umowy majątkowej małżeńskiej, to w ich małżeństwie obowiązuje ustrój ustawowej wspólności majątkowej. Dopuszczalna jest zmiana tego ustroju na wspólność rozszerzoną, ograniczoną, rozdzielność majątkową albo rozdzielność majątkową z wyrównaniem dorobków. Umowa majątkowa małżeńska może być zmieniona albo rozwiązana. Jeżeli małżonkowie zawarli już wcześniej umowę majątkową małżeńska, to mogą zawrzeć kolejną umowę zmieniającą ustrój na inny. Na przykład, jeśli zawarto umowę ustanawiającą rozdzielność majątkową, to dopuszczalne jest zawarcie umowy powodującej powrót do ustawowej wspólności majątkowej.

Zawarcie umowy majątkowej małżeńskiej wywołuje skutki wyłącznie na przyszłość. Zmienia ustrój majątkowy istniejący w małżeństwie, lecz samo w sobie nie powoduje żadnych przesunięć majątkowych dotyczących wcześniej nabytych praw. Na przykład, ustanowienie rozdzielności majątkowej powoduje, że składniki majątkowe nabywane przez małżonków w przyszłości będą trafiać wyłącznie do ich majątków osobistych. Nie powoduje to jednak podziału aktualnego majątku wspólnego między małżonków, co wymaga osobnej umowy (zob. zakładkę „Podział majątku wspólnego”). Podobnie, jeśli umową ustanowiono wspólność majątkową małżeńską, to czynność ta nie przenosi żadnych praw do majątku wspólnego. Jeśli małżonkowie chcą dokonać przesunięcia jakichś składników majątkowych do majątku wspólnego, to powinni zawrzeć osobną umowę (zob. zakładkę na temat innej czynności notarialnej: „Przesunięcia między majątkiem wspólnym i osobistym męża albo żony”.).

Przesunięcia między majątkiem wspólnym i osobistym męża albo żony

Kodeks rodzinny i opiekuńczy przewiduje reguły, z których wynika, czy nabywane przez małżonków w czasie trwania małżeństwa składniki majątkowe trafiają do ich majątku wspólnego (co jest regułą), czy też do jednego z ich majątków osobistych (co jest wyjątkiem, dotyczy np. praw nabytych przez darowiznę lub dziedziczenie). Ewentualna zmiana tych reguł jest możliwa przez zawarcie umowy majątkowej małżeńskiej – zob. zakładkę „Umowy majątkowe małżeńskie (intercyzy)”. Jeśli jakiś składnik majątkowy został już nabyty i trafił, na przykład, do majątku osobistego, to dopuszczalne jest zawarcie umowy powodującej przesuniecie tego składnika majątkowego do majątku wspólnego (albo odwrotnie). Może to być przydatne na przykład wtedy, gdy żona nabyła nieruchomość do swojego majątku osobistego w drodze dziedziczenia po swoich przodkach, a obecnie chce, by nieruchomość ta należała wspólnie do niej i jej męża. Przesunięcie majątkowe przydaje się też, jeżeli małżonkowie przez pewien czas trwali w rozdzielności majątkowej, po czym ustanowili umową ustrój wspólności majątkowej małżeńskiej i pragną przenieść nabyte wcześniej składniki majątkowe do majątku wspólnego.

Umowa powodująca nieodpłatne przesuniecie między majątkiem wspólnym i osobistym jest umową darowizny. Forma aktu notarialnego jest wymagana przede wszystkim wtedy, gdyby przesunięcie ma dotyczyć nieruchomości. Obowiązują wobec tej czynności notarialnej wymagania określone w stosunku darowizny – zob. zakładkę „Darowizna”.

Podział majątku wspólnego

Majątek wspólny małżonków nie może zostać podzielony tak długo, jak długo trwa między nimi wspólność majątkowa. Podział tego majątku jest dopuszczalny, jeżeli wspólność majątkowa między małżonkami ustała. Może to być wynikiem jednego z następujących zdarzeń:

  • zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej przewidującej ustanowienie rozdzielności majątkowej,
  • ogłoszenia upadłości lub orzeczenia ubezwłasnowolnienia jednego z małżonków,
  • orzeczenia separacji albo przymusowej rozdzielności majątkowej,
  • śmierci jednego z małżonków (wówczas umowę o podział majątku wspólnego z pozostałym przy życiu małżonkiem mogą zawrzeć spadkobiercy zmarłego),
  • ustania małżeństwa z innej przyczyny (rozwodu lub unieważnienia małżeństwa).


Podział majątku wspólnego może być dokonany na podstawie umowy lub przed sądem. W przypadku umownego podziału majątku forma aktu notarialnego jest niezbędna, jeżeli w skład majątku wchodzi nieruchomość. Jeżeli do majątku wspólnego należy przedsiębiorstwo, niezawierające nieruchomości, lub udziały w spółce z o.o., wystarczające jest dokonanie podziału majątku wspólnego w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. W pozostałych przypadkach na ogół umowny podział majątku nie wymaga formy szczególnej. Podział majątku wspólnego może zakładać przyznanie składników majątku jednemu z małżonków na własność z obowiązkiem spłaty drugiego lub bez takiego obowiązku albo w zamian za przyznanie mu innych składników majątku wspólnego. Dopuszczalny może być też podział fizyczny nieruchomości należącej do majątku wspólnego na odrębne części gruntu (działki) nabywane przez poszczególnych małżonków (wymagana jest wówczas decyzja wójta/burmistrza zatwierdzająca podział nieruchomości) albo na odrębne lokale przyznawane poszczególnych małżonkom (wymagane jest wówczas zaświadczenie o samodzielności tych lokali wydawane przez starostę). Podział majątku wspólnego może też zakładać sprzedaż składników tego majątku osobie trzeciej i rozdzielenie uzyskanej ceny między małżonków. Do podziału majątku wspólnego niezbędne jest stawiennictwo obojga małżonków, a w przypadku sprzedaży składnika majątku osobie trzeciej – również udział tej osoby.


Informacje i dokumenty potrzebne do dokonania czynności notarialnej:

  • dowody tożsamości stawających,
  • wypis aktu notarialnego umowy ustanawiającej rozdzielność majątkową małżeńską albo orzeczenie sądu o separacji, unieważnieniu małżeństwa, upadłości, ubezwłasnowolnieniu, ustanowieniu przymusowej rozdzielności majątkowej lub rozwodzie,
  • jeżeli małżeństwo ustało wskutek śmierci jednego z małżonków, to dodatkowo wypis aktu notarialnego poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabyciu spadku,
  • w przypadku podziału majątku zakładającego przyznanie nieruchomości jednemu z małżonków (bądź jego spadkobierców), konieczne są dokumenty dotyczące tej nieruchomości, określone powyżej w stosunku do darowizny nieruchomości – zob. zakładkę „Darowizny”,
  • w przypadku podziału majątku, zakładającego sprzedaż nieruchomości osobie trzeciej, konieczne są dokumenty określone poniżej w stosunku do sprzedaży nieruchomości zob. zakładki „Sprzedaż gruntu” bądź „Sprzedaż lokalu”.

Umowy alimentacyjne

Warunki, zakres i podmioty obowiązku alimentacyjnego (tzw. alimentów) regulują przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Przewidują one, że w określonych sytuacjach między krewnymi może istnieć obowiązek dostarczania środków utrzymania i ewentualnie wychowania. Jego najczęstszym przypadkiem jest obowiązek alimentacyjny rodziców wobec niesamodzielnych jeszcze dzieci. Zobowiązania alimentacyjne zwykle są wykonywane dobrowolnie. Można ich dochodzić przed sądem. Dopuszczalne jest też uregulowanie ich treści (a zwłaszcza wysokości) w umowie.

Umowa dotycząca obowiązku alimentacyjnego nie musi być zawierana w formie aktu notarialnego. Strony mogą jednak nadać jej tę formę dobrowolnie. Możliwe jest wówczas (co może też być osobną czynnością) wzmocnienie zobowiązania alimentacyjnego przez poddanie się przez dłużnika egzekucji w jego zakresie – zob. zakładkę „Hipoteka i inne zabezpieczenia” – „Poddanie się egzekucji”. Do dokonania czynności notarialnej, umowy alimentacyjnej, poza dowodami tożsamości stawających (zobowiązanego i uprawnionego), potrzebne mogą być dodatkowo odpisy skrócone aktu urodzenia lub małżeństwa oraz (w przypadku zawierania umowy przez lub w imieniu małoletniego bądź ubezwłasnowolnionego) zezwolenie sądu opiekuńczego na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd.

Porozumienia między matką i ojcem dotyczące wykonywania władzy rodzicielskiej

Sposób wykonywania władzy rodzicielskiej nad małoletnimi dziećmi jest sporny zwykle z powodu rozwodu. W wyroku orzekającym rozwód sąd rozstrzyga o władzy rodzicielskiej nad wspólnym małoletnim dzieckiem obojga małżonków i kontaktach rodziców z dzieckiem oraz orzeka, w jakiej wysokości każdy z małżonków jest obowiązany do ponoszenia kosztów utrzymania i wychowania dziecka. Sąd uwzględnia pisemne porozumienie małżonków o sposobie wykonywania władzy rodzicielskiej i utrzymywaniu kontaktów z dzieckiem po rozwodzie, jeżeli jest ono zgodne z dobrem dziecka. Takie pisemne porozumienie rodziców może zostać uwzględnione przez sąd (choć nie musi). Do jego zawarcia nie jest wymagana forma aktu notarialnego. Strony mogą jednak nadać jej tę formę dobrowolnie. Podobne porozumienie może zostać zawarte przez rodziców żyjących w rozłączeniu z innych przyczyn niż rozwód. Wówczas sąd pozostawia władzę rodzicielską obojgu rodzicom, jeżeli przedstawili zgodne z dobrem dziecka pisemne porozumienie o sposobie wykonywania władzy rodzicielskiej i utrzymywaniu kontaktów z dzieckiem.

Uznanie ojcostwa w razie niebezpieczeństwa

Uznanie ojcostwa (o ile w ogóle jest potrzebne) w zasadzie odbywa się przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Wyjątkowo jednak może odbyć się przed notariuszem, co stwierdza się w protokole mającym formę aktu notarialnego. W razie niebezpieczeństwa grożącego bezpośrednio życiu matki dziecka lub mężczyzny, od którego dziecko pochodzi, oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa może zostać zaprotokołowane przez notariusza. Do dokonania tej czynności notarialnej potrzebne jest stawiennictwo nie tylko ojca, lecz także matki, która musi potwierdzić, że ojcem dziecka jest uznający je mężczyzna. Uznanie może dotyczyć dziecka poczętego, lecz nieurodzonego, albo dziecka już urodzonego (w tym ostatnim przypadku należy przygotować odpis skrócony aktu urodzenia, jeśli już go wydano).

Protesty weksli i czeków

Weksel i czek są papierami wartościowymi, które mogą pełnić funkcje zabezpieczające lub płatnicze. Nie sporządza się ich w formie notarialnej. Udział notariusza jest konieczny dopiero w odniesieniu do protestu z powodu niezapłacenia lub nieprzyjęcia wekslu lub czeku. Protest jest aktem publicznym, przez który notariusz stwierdza dokumentem urzędowym, że główny dłużnik wekslowy lub czekowy (wystawca wekslu własnego, trasat/akceptant wekslu trasowego lub bank jako trasat czeku) odmówił zapłaty lub przyjęcia wekslu trasowanego. Protest może zostać dokonany jedynie przez notariusza. W tym celu udaje się on do miejsca płatności i stwierdza odmowę zapłaty (w razie dokonania zapłaty przyjmuje płatność i przekazuje wierzycielowi, nie sporządzając protestu) lub odmowę przyjęcia wekslu trasowanego przez trasata. Prawne znaczenie protestu polega na tym, że dopiero protest uprawnia wierzyciela wekslowego lub czekowego (tzw. remitenta) do tego, by dochodzić zapłaty od dalszych dłużników wekslowych (np. indosantów, awalistów, wystawcy wekslu trasowanego). Protest umożliwia zatem tzw., poszukiwanie zwrotne dłużników wekslowych lub czekowych. Nie dotyczy to weksli opatrzonych klauzulą „bez protestu” (lub „bez kosztów”). Protest z powodu niezapłacenia wekslu, płatnego w oznaczonym dniu albo w pewien czas po dacie lub po okazaniu, powinien być dokonany w jednym z dwóch dni powszednich, następujących po dniu płatności. Protest z powodu niezapłacenia czeku powinien być dokonany przed upływem terminu do przedstawienia, a w razie przedstawienia czeku w ostatnim dniu terminu protest może być dokonany w pierwszym dniu powszednim, po nim następującym

Protest może dotyczyć:

  • wekslu własnego (tzw. weksel suchy albo sola-weksel),
  • wekslu trasowanego (tzw. weksel ciągniony albo trata),
  • czeku.


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest protest, żądający go wierzyciel wekslowy (remitent) powinien okazać:

  • dowód tożsamości,
  • weksel lub czek.

Poświadczenia

Poświadczenia zgodności kopii z oryginałem

Notariusz stwierdza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym przez stronę dokumentem. Jest to osobna czynność notarialna. Jeżeli okazany dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia) lub jeżeli sam w sobie jest kopią, notariusz stwierdza to w poświadczeniu. W treści notarialnego poświadczenia za zgodność odpisu z dokumentem wskazuje się datę i oznaczenie miejsca sporządzenia (na żądanie strony również godzinę dokonania czynności), oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć.


Do dokonania tej czynności notarialnej wymagane jest jedynie okazanie dowodu osobistego i oryginału dokumentu, którego zgodność z kopią (odpisem, wyciągiem) ma zostać poświadczona.


Notariusz może ponadto dokonać innej czynności notarialnej, jaką jest elektroniczne poświadczenie zgodności kopii z oryginałem. Jest ono opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Dopuszczalne jest sporządzenie uwierzytelnionej elektronicznej kopii zarówno dokumentu elektronicznego, jak i tradycyjnego.

Poświadczenie podpisu

Notariusz poświadcza własnoręczność podpisu na przedstawionym przez stronę dokumencie. Jest to osobna czynność notarialna. Notarialne poświadczenie podpisu jest przydatne w przypadku osób niemogących pisać, jeśli chcą one zachować formę pisemną, a to w ten sposób, że zamiast takiej osoby podpisze się osoba przez nią upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza. Ponadto, w przypadku niektórych czynności prawnych poświadczenie przez notariusza podpisu jest niezbędne dla ich ważności. Dotyczy to m.in.:

  • zbycia, wydzierżawienia przedsiębiorstwa albo ustanowienia na nim użytkowania,
  • zbycia lub zastawienia udziałów w spółce z o.o.,
  • czynności mających stanowić podstawę do wpisu w księdze wieczystej, dla których nie jest wymagana forma aktu notarialnego, np. umowa o podział wspólnej nieruchomości do korzystania zawarta między współwłaścicielami, zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej (np. służebności)
  • zrzeczenie się uprawnień przez beneficjenta fundacji rodzinnej,
  • przeniesienie własności lub obciążenie hipoteką statku morskiego podlegającego wpisowi do rejestru okrętowego,
  • oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku (które alternatywnie można złożyć w formie aktu notarialnego albo przed sądem),
  • pełnomocnictwa do wyżej wymienionych czynności
  • pełnomocnictwa udzielanego przez wierzycieli, którzy mają wierzytelność solidarną lub niepodzielną, do wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu wierzycieli w postępowaniu upadłościowym,
  • pełnomocnictwa do zawarcia związku małżeńskiego, jeżeli sąd, z ważnych powodów, zezwolił na zawarcie związku małżeńskiego przez pełnomocnika,


Podpis jest składany w obecności notariusza lub strona oświadcza, że uprzednio złożony podpis uznaje za swój własnoręczny. W przypadku większości dokumentów, na których notariusz poświadcza własnoręczność podpisu, wymagane jest jedynie okazanie dowodu osobistego i dokumentu, na który podpis ma zostać poświadczony. Jednak:

  • jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, co do którego notariusz ma uwierzytelnić podpis, ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem darowizny, dziedziczenia, zapisu zwykłego, zapisu windykacyjnego, nieodpłatnego zniesienia współwłasności (lub inny tytułem opodatkowanym podatkiem od spadków i darowizn), niezbędne jest okazanie zaświadczenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie tych rzeczy lub praw było zwolnione od podatku albo że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

Poświadczenie daty

Notariusz poświadcza na okazanym mu, wybranym przez stronę dokumencie datę, a na żądanie strony także godzinę i minutę okazania tego dokumentu. Jest to osobna czynność notarialna. W poświadczeniu daty notariusz wymienia imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała. Poświadczenie daty jest również elementem innej czynności notarialnej, jaką jest poświadczenie własnoręczności podpisu. Notarialne poświadczenie podpisu zawiera w sobie poświadczenie daty (ale nie odwrotnie).


Przez notarialne poświadczenie daty (jak również poświadczenie podpisu) dokument uzyskuje tzw. datę pewną. Poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej. Wobec niektórych czynności prawnych ustawa wymaga, dla ich ważności lub skuteczności wobec osób trzecich, nadania im daty pewnej. Dotyczy to m.in.:

  • ustanowienia zastawu (zwykłego) na rzeczy lub prawach (o ile ustawa nie wymaga dla tej czynności dalej idącej formy, jak np. w odniesieniu do zastawienia udziałów w spółce z o.o.),
  • zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej,
  • wyłączenia prawa wypowiedzenia umowy najmu lub dzierżawy, które przysługuje nabywcy rzeczy wynajętej lub wydzierżawionej wstępującemu w stosunek najmu zgodnie z art. 678 Kodeksu cywilnego,


W przypadku większości dokumentów, na których notariusz poświadcza datę, wymagane jest jedynie okazanie dowodu osobistego i dokumentu, na który data ma zostać poświadczona.

Poświadczenie pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu

Notariusz poświadcza pozostawanie przy życiu (tzw. świadectwo życia) lub w określonym miejscu (tzw. świadectwo pobytu) danej osoby w razie stawiennictwa tej osoby w kancelarii notariusza albo w razie przekonania się o tym fakcie przez notariusza poza kancelarią. Notariusz w poświadczeniu ustala tożsamość tej osoby oraz określa dzień, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Poświadczenia te mogą być przydatne, na przykład, w stosunkach dotyczących emerytur i rent.


Ta czynność notarialna nie wymaga przedkładania żadnych dokumentów (z wyjątkiem dowodu osobistego).

Protokoły

Zebrania i uchwały wspólników spółek osobowych

Zgromadzenia (zebrania) i uchwały podejmowane przez organy spółek osobowych i osoby zarządzające nimi co do zasady nie wymagają formy aktu notarialnego. Ustawa wprowadza taki obowiązek jedynie w zakresie spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej i to tylko odniesieniu do:

  • uchwały o zmianie umowy spółki komandytowej (w tym np. o zmianie sumy komandytowej, zmianie sposobu reprezentowania lub prowadzenia spraw przez spółkę),
  • wszystkie uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki komandytowo-akcyjnej; wymaganie formy aktu notarialnego dotyczy też wszystkich zmian w statucie spółki, a ponadto oświadczeń komplementariuszy o wyrażeniu zgody na uchwałę walnego zgromadzenia (składanych w trybie art. 146 § 3 Kodeksu spółek handlowych lub szczególnych postanowień statutu),
  • uchwał wspólników spółek osobowych w sprawie połączenia z inną spółką,
  • uchwały zarządu jednoosobowej spółki osobowej w sprawie planu przekształcenia się w inną spółkę handlową,
  • uchwały wspólników spółki osobowej o przekształceniu się w inną spółkę handlową.

Protokół z zebrania wspólników spółki osobowej (lub ewentualnie posiedzenia organu) jest sporządzony przez notariusza w miejscu, w którym się ono odbywa. Jest to czynność notarialna, z której charakteru wynika możliwość dokonania jej poza kancelarią notarialną. Co do zasady, protokół podpisują przewodniczący zebrania i notariusz. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie protokołu, mogą być wymagane:

  • w przypadku zebrania wspólników spółki komandytowej (lub jawnej albo partnerskiej) – dowody osobiste wspólników, umowa spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania),
  • w przypadku zgromadzenia w spółce komandytowo-akcyjnej – potrzebne są dowody osobiste akcjonariuszy, imienne świadectwa rejestrowe akcjonariuszy, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane niezbędne do jego uzyskania) oraz statut spółki.

Zgromadzenia i uchwały wspólników spółek kapitałowych

Zgromadzenia (zebrania) i uchwały podejmowane przez organy spółek kapitałowych co do zasady nie wymagają formy aktu notarialnego. Jednak każde zgromadzenie może być protokołowane przez notariusza, jeżeli taka jest wola stron. Ustawa wprowadza obowiązek protokołowania przez notariusza w przypadku m.in.:

  • wszystkich zgromadzeń spółki akcyjnej (w tym także uchwał dotyczących zmiany statutu);
  • uchwał wspólników spółki z o.o. o zmianie umowy spółki, w tym o obniżeniu albo podwyższeniu kapitału zakładowego (nie na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki); formy aktu notarialnego wymaga też oświadczenie wspólnika o objęciu nowych udziałów lub podwyższenia wartości udziałów,
  • uchwały wspólników spółki z o.o. o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę,
  • uchwały akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej (podjęte na zgromadzeniu akcjonariuszy lub poza nim), jeżeli dotyczą zmiany umowy spółki,
  • uchwały zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy spółek kapitałowych w sprawie połączenia z inną spółką,
  • uchwały zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy spółki kapitałowej w sprawie podziału spółki,
  • uchwały zarządu jednoosobowej spółki kapitałowej w sprawie planu przekształcenia się w inną spółkę handlową,
  • uchwały zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy o przekształceniu się w inną spółkę handlową,
  • uchwały zarządu spółki z o.o. o obniżeniu kapitału zakładowego podjętej w trybie art. 199 § 5 Kodeksu spółek handlowych; formy aktu notarialnego wymaga też oświadczenie wszystkich członków zarządu o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego,
  • uchwały zarządu spółki akcyjnej o podwyższeniu kapitału zakładowego na mocy statutu spółki;
  • uchwały zarządu spółki akcyjnej o obniżeniu kapitału zakładowego na mocy statutu spółki, w trybie art. 359 § 7 lub art. 363 § 5 Kodeksu spółek handlowych,
  • oświadczenia wszystkich członków zarządu spółki akcyjnej o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i statucie oraz uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego w przypadku obniżenia kapitału zakładowego i umorzenia akcji w trybie art. 360 § 2 i art. 457 § 1 Kodeksu spółek handlowych.


Protokół ze zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy (ewentualnie posiedzenia innego organu) jest sporządzony przez notariusza w miejscu, w którym się ono odbywa. Jest to czynność notarialna, z której charakteru wynika możliwość dokonania jej poza kancelarią notarialną. Co do zasady, protokół podpisują przewodniczący zebrania i notariusz. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie protokołu, mogą być wymagane:

  • w przypadku zgromadzenia wspólników spółki z o.o. – dowód tożsamości przewodniczącego zgromadzenia, umowa spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania), lista obecności zawierająca spis uczestników walnego zgromadzenia,
  • w przypadku protokołowania uchwały wspólników spółki z o.o. – dowód tożsamości stawającego wspólnika, umowa spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania), pisemne zgody wszystkich wspólników na przyjęcie uchwały (albo na przeprowadzenie głosowania pisemnego – wówczas dodatkowo pisemne oświadczenia z oddaniem głos),
  • w przypadku walnego zgromadzenia akcjonariuszy – dowód osobisty przewodniczącego zgromadzenia, statut spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane potrzebne do jego uzyskania), lista obecności zawierająca spis uczestników walnego zgromadzenia,
  • w przypadku posiedzeń zarządu lub rady nadzorczej – potrzebne są dowody osobiste członków zarządu, statut spółki, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane niezbędne do jego uzyskania), ew. uchwały o ich powołaniu na tę funkcję.

Zgromadzenia i uchwały spółdzielni, wspólnoty mieszkaniowej, fundacji, fundacji rodzinnej i innych podmiotów

Zgromadzenia (zebrania) i uchwały podejmowane przez organy wymienionych podmiotów co do zasady nie wymagają formy aktu notarialnego. Ustawa wprowadza taki obowiązek jedynie w odniesieniu do wybranych zagadnień, takich jak:

  • w przypadku wspólnoty mieszkaniowej – zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza wymaga formy aktu notarialnego na podstawie art. 18 ust. 2a ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali; formy takiej nie wymaga już natomiast uchwała o powierzeniu zarządu konkretnej osobie trzeciej ani umowa o zarząd zawarta z tą osobą trzecią,
  • w przypadku wspólnoty mieszkaniowej – zaprotokołowania przez notariusza wymagają dodatkowo uchwały właścicieli lokali wyrażające zgodę na: podział nieruchomości wspólnej, nabycie albo zbycie nieruchomości przez wspólnotę, połączenie dwóch lokali stanowiących odrębne nieruchomości w jedną nieruchomość lub podział lokalu, zgodnie z art. 63 § 2 Kodeksu cywilnego (a ponadto wymaga formy aktu notarialnego pełnomocnictwo do dokonania tych czynności udzielane zarządowi zgodnie z art. 99 Kodeksu cywilnego).

Protokół ze zgromadzenia, zebrania lub posiedzenia organu jest sporządzony przez notariusza w miejscu, w którym się ono odbywa. Jest to czynność notarialna, z której charakteru wynika możliwość dokonania jej poza kancelarią notarialną. Co do zasady, protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia i notariusz. Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie protokołu, mogą być wymagane różne dokumenty w zależności od rodzaju podmiotu, organu i posiedzenia, np.:

  • w przypadku zebrania właścicieli lokali należących do wspólnoty mieszkaniowej – wystarczają dowody osobiste właścicieli lokali oraz numery ksiąg wieczystych (dla nieruchomości wspólnej i poszczególnych lokali) pozwalające na ustalenie, że przysługuje im prawo głosu (oraz ewentualnie umowa lub uchwała określająca sposób zarządu nieruchomością wspólną),
  • w przypadku walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej – potrzebny jest dowód osobisty przewodniczącego zgromadzenia, lista uczestników zgromadzenia, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (lub dane niezbędne do jego uzyskania) oraz statut spółdzielni,
  • w przypadku zgromadzenia beneficjentów fundacji rodzinnej – potrzebne są dowody osobiste beneficjentów, statut fundacji rodzinnej, lista beneficjentów prowadzona przez kompetentny organ oraz odpis z rejestru fundacji rodzinnych (lub dane niezbędne do jego uzyskania).

Protokół stawiennictwa albo niestawiennictwa strony

Notariusz spisuje protokoły w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej. Stwierdzenie protokołem stawiennictwa jednej strony i niestawiennictwa drugiej strony może być przydatne, jeśli druga strona nie stawia się do zawarcia umowy przyrzeczonej (do której zawarcia zobowiązania się umową przedwstępną) lub umowy przenoszącej własność albo innej umowy rozporządzającej (do której zawarcia zobowiązała się umową zobowiązującą albo do której zawarcia jest zobowiązania na mocy przepisów ustawy). Protokół może być wówczas dowodem niewykonania swojego obowiązku przez drugą stronę.


Do dokonania czynności notarialnej, jaką jest sporządzenie protokołu stawiennictwa albo niestawiennictwa, nie są potrzebne żadne dodatkowe dokumenty (z wyjątkiem dowodu osobistego strony stawającej).

Protokół otwarcia strony internetowej

Notariusz spisuje protokoły w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Katalog takich zdarzeń jest otwarty (istotne jest, aby miały one znaczenie prawne). W praktyce zdarzeniem stwierdzanym przez notariusza w protokole, na żądanie strony, jest otwarcie określonej strony internetowej i ewentualnie stwierdzenie jej treści aktualnej na oznaczony moment. Może to być na przykład strona internetowa dotycząca postępowania przetargowego albo zawierająca ofertę zawarcia pewnej umowy.


Do dokonania czynności notarialnej sporządzenia protokołu otwarcia strony internetowej nie są potrzebne żadne dodatkowe dokumenty (z wyjątkiem dowodu osobistego stawającego).

Depozyty

Przechowanie dokumentu, w tym elektronicznego

Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkiego rodzaju dokumenty, także w kopertach zamkniętych, jak również dokumenty elektroniczne, zapisane na informatycznym nośniku danych (np. pamięci USB, płycie DVD), zabezpieczonym w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Jest to osobna czynność notarialna. Z przyjęcia dokumentu na przechowanie notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej dokument oraz wskazuje, komu i pod jakimi warunkami dokument bądź jego odpis ma być wydany. Dokument przyjęty na przechowanie wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej następcy prawnemu. Przechowanie dokumentów przez notariusza może być przydatne wobec dokumentów, których treść strona pragnie zachować w tajemnicy, mając jednocześnie wolę ujawnienia ich w odpowiednim czasie w przyszłości. Może to dotyczyć na przykład własnoręcznie sporządzonego testamentu (np. można postanowić, by został on wydany spadkobiercy dopiero po śmierci testatora).


Do tej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów (z wyjątkiem deponowanego dokumentu i dowodu tożsamości).

Przechowanie środków pieniężnych i papierów wartościowych

Notariusz w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością ma prawo przyjąć na przechowanie, w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu, papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej. Jest to osobna czynność notarialna. Dla udokumentowania tych czynności notariusz prowadzi specjalne konto bankowe. Z przyjęcia depozytu notariusz spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej, datę mającego nastąpić wydania oraz imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby odbierającej depozyt. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem.


Pieniądze przyjęte w depozyt mogą w szczególności stanowić zapłatę z tytułu umowy zawieranej przez strony w formie aktu notarialnego. Kupujący oddaje je na przechowanie notariuszowi, wskazując osobę sprzedawcy, który jest uprawniony do odebrania pieniędzy, np. w wyznaczonym czasie lub po spełnieniu się wyznaczonego warunku. Jest to wtedy forma zabezpieczenia wykonania umowy.


Dla tej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów (z wyjątkiem dowodu tożsamości).

Wypisy, odpisy i wyciągi

Wypis aktu notarialnego, w tym protokołu

Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii notarialnej i nie jest wydawany stronom. W obrocie strony posługują się zwykle wypisem aktu notarialnego. Wypis aktu notarialnego może być wydany przez notariusza, który sporządził dany akt notarialny, na rzecz osoby, która w nim uczestniczyła (lub niekiedy innej osoby do tego upoważnionej). Wypis aktu notarialnego ma moc prawną oryginału. Wydanie wypisu jest osobną czynnością notarialną (przez co podlega dodatkowej opłacie).

Notariusz może również wydawać odpisy aktów notarialnych, które jednak nie mają mocy prawnej oryginału.

Do dokonania tej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów (z wyjątkiem dowodu tożsamości).

Wyciąg z aktu notarialnego, w tym protokołu

Wyciąg z aktu notarialnego zawiera tylko jego fragment. Może go wydać notariusz, który sporządził dany akt notarialny, osobie, która uczestniczyła w akcie (lub niekiedy innej osobie upoważnionej). Może być przydatny w przypadku długich aktów notarialnych (np. wyciąg z protokołu zebrania, na którym podjęto wiele uchwał, obejmujący tylko jedną z nich; wyciąg z aktu notarialnego obejmujący tylko fragment umowy) lub w razie potrzeby utajnienia wrażliwych informacji zawartych w Akcie (np. wyciąg z aktu notarialnego z pominięciem ustalonej ceny sprzedaży). Wyciąg z aktu notarialnego nie ma mocy prawnej oryginału.


Do dokonania tej czynności notarialnej nie wymaga się żadnych szczególnych dokumentów (z wyjątkiem dowodu tożsamości).

Projekt aktu notarialnego

Notariusz, na żądanie stron, sporządza projekty aktów notarialnych (lub oświadczeń i innych dokumentów). Projekt nie stanowi aktu notarialnego i nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Jest przygotowywany, jeżeli strony tego zażądają, np. z uwagi na wydłużające się negocjacje dotyczące treści umowy albo możliwość rezygnacji z zawarcia umowy mimo wcześniejszego umówienia się na podpisanie aktu notarialnego. Projekt aktu notarialnego jest osobną czynnością notarialną, za którą należy się notariuszowi taksa notarialna (w wysokości 1/4 stawki maksymalnej).

Kontakt i dojazd
Kontakt i dojazd